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Assistent/Assistentin Baumanagement/Projektentwicklung GBG Graz

25.10.2019

Aufgabenbereiche:

Allgemeine Tätigkeiten

  • Telefonzentrale für BM/PE
  • Betreuung und Wartungsansprechperson für Drucker, Beamer, Telefon etc.
  • Übersicht über die An- und Abwesenheiten im Team (Urlaub, ZA etc.)
  • Erstellen und Pflegen von Word-Vorlagen
  • Pflegen der AuftragnehmerInnenliste (PlanerInnen)
  • Erstellen/Mitwirken bei/von Präsentationen und z.B. Quartalsberichten, Projektorganigrammen, Projektstrukturplänen
  • Führen der Projekt-Beteiligtenlisten bei den einzelnen Projekten
  • Mitwirkung bei der Projekt-Dokumentation (Bescheide, Gutachten, Atteste, Bilder, etc.), Enddokumentation
  • Durchführung der Papierablage, soweit erforderlich, Protokollführung bei Besprechungen

Datenerfassung, Postein- und Postausgang

  • Erstellung, Versenden und Archivieren von Schriftstücken
  • Abwicklung des internen Postlaufs für BM und PE
  • Elektronische Archivierung von Schriftstücken und Projektdaten im GBG-Dok
  • Sammeln, zusammenführen und weiterleiten der Projektzeiterfassungen


Unterstützung des Teamleiters/Projektleiters bei Terminen

  • Terminvereinbarungen
  • Ansprechperson und Empfang für externe Besucherinnen
  • Buchung der Besprechungsräume (intern und extern)
  • Servicierung vor und nach Besprechungen bei Terminen im Haus wie Café Zubereitung und Geschirrmanipulation

Vergabeverfahren

  • Versand der LV-Unterlagen
  • Führen des Protokolls bei Angebotsöffnungen der Vergabeverfahren und Sammeln der Angebote
  • Erstellen des GBG-Vergabevorschlages im Auftrag der TL/PL
  • Erstellen und Versenden der Zu- und Absagen
  • Einpflegen der unterfertigten Dokumente ins Archivierungssoftware
  • GBG Prozess Intern Vergabe (Laufzettel; + Nachverfolgung bzw. Urgenz bei Dringlichkeit)

Kaufmännische Tätigkeiten

  • Erfassung der Rechnungen und Freigabe im SAP (1. Stufe, Stellvertreterrolle für Baukaufmann)

Fachliche Voraussetzungen:

  • Matura
  • Mehrjährige Berufserfahrung sowohl im Assistenzbereich als auch in der Baubranche
  • Interesse an Fort und Weiterbildungen, bzw. Interesse an der neun Lehrausbildung „Bautechnische Assistenz"
  • Teamfähigkeit
  • Gute EDV-Kenntnisse in den gängigen Programmen
  • Höfliches Auftreten
  • Eigeninitiative
  • Selbstständige Arbeitsweise
  • Organisationstalent

Beschäftigungsausmaß und Gehalt:

  • Gleizeitmodell
  • 40 Stunden/Woche
  • 1.700 € brutto laut KV - Überbezahlung nach Qualifikation möglich

Kontakt und Bewerbung:

Wenn Sie an dieser Stelle Interesse haben, senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. tabellarischem Lebenslauf und Nachweis/e der geforderten fachlichen Voraussetzungen bis spätestens 17.11.2019 an bewerbung@gbg.graz.at - GBG Gebäude- und Baumanagement Graz GmbH, zH Herrn Mag. Andreas Molnár
Conrad-von-Hötzendorf-Straße 94, 8010 Graz.
Wir freuen uns auf qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber.