E-Rechnungen im Sozialbereich

Ab 1.Jänner 2019 können Rechnungen an das Sozialamt der Stadt Graz in elektronischer Form eingebracht werden. Das betrifft vor allem Rechnungen aus den Bereichen Behindertenhilfe, Mindestsicherung und Sozialhilfe.

Die elektronische Einbringung ist vorläufig nicht verpflichtend - aber erwünscht. Die Übermittlung von Papier-Rechnungen ist auch nach dem 1. Jänner 2019 möglich. Jedoch wird die Stadt Graz mit 1. Jänner 2020 alle Lieferanten zur Einbringung von Rechnungen in elektronischer Form verpflichten.

Zur Einbringung wird dabei das Portal vom Bundesrechenzentrum verwendet, das auch der Bund zum Empfang von e-Rechnungen verwendet. Nach Einbringung einer Rechnung wird diese automatisch an das Sozialamt übermittelt. Für Sie ergeben sich dadurch folgende Vorteile:

• Schnellere Rechnungseinbringung: Rechnungen werden unmittelbar nach dem Abschicken an Sozialamt weitergeleitet. Briefaufgabe und traditioneller Postweg entfallen.
• Reduktion der Manipulations- und Versandkosten durch Wegfall von Papier, Kuvertierung, Portogebühren.
• Schnellere Bearbeitung im Sozialamt: Elektronische Rechnungen können automatisch im Verrechnungssystem vorerfasst werden. Arbeitsschritte wie das Öffnen der Post, die Zuteilung und das Scannen sowie die händische Vorerfassung entfallen. Das führt zu einer
• Schnelleren Auszahlung der Rechnung

Damit Rechnungen über das Portal übermittelt werden können, müssen Sie sich zunächst am Unternehmensserviceportal registrieren. Die Registrierung kann mittels bestehendem FinanzOnline-Zugang, mittels Bürgerkarte oder mittels Registrierung im Infocenter Ihres Finanzamtes erfolgen. Nach erfolgter Registrierung können Rechnungen übermittelt werden. Die Übermittlung kann auf drei Arten erfolgen:

• Händisch durch Erfassung der Rechnung im Online-Formular
  Diese Variante bietet sich für Rechnungssteller an, die keine Möglichkeit haben, selbst e-Rechnungen zu erzeugen oder nur selten Rechnungen an die Sozialhilfeverbände legen. Eine erfasste Rechnung kann dabei als Vorlage für weitere einzubringende Rechnungen verwendet werden.
• Händisch durch Hochladen einer e-Rechnung im entsprechenden XML-Format
  Rechnungssteller, die selten Rechnungen an Sozialhilfeverbände schicken aber ein Verrechnungssystem haben, das e-Rechnungen im entsprechenden Format erzeugen kann, können die erzeugten Rechnungen online hochladen.
• Einbringung via Webservice
  Rechnungssteller, die regelmäßig und viele Rechnungen an die Sozialhilfeverbände schicken, können ihr Verrechnungssystem direkt mittels Webservice an das Portal anbinden.

Die Stadt Graz nutzt das Service des Bundesrechenzentrums. Die technische und inhaltliche Verantwortung liegen dort, daher verweisen wir auf die offizielle Seite der e-Rechnung. Hier finden Sie detaillierte Informationen zum Portal, den Schnittstellenbeschreibungen bzw. den Testmöglichkeiten. 
https://www.erechnung.gv.at.

Übermitteln von Papierrechnungen

Papierrechnungen können wie bisher an folgende Adresse geschickt werden:

Stadt Graz
Sozialamt
Referat/Bereich
Schmiedgasse 26
8011 Graz

Bei der e-Rechnung über das BRZ-Portal arbeiten wir eng mit dem Land Steiermark zusammen. Weitere Informationen finden Sie unter http://www.e-government.steiermark.at/cms/beitrag/12665892/34807918/

Mit der Auftragsreferenz wird im BRZ-Portal der Rechnungsempfänger bestimmt. Der Präfix „GRAZ/" muss immer verwendet werden. Eine Auftragsreferenz setzt sich also aus GRAZ/ + dem Kürzel MAG + dem Fachbereich zusammen. Folgende Kürzel können demnach verwendet werden: