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Archivordnung

GZ.: Präs-028296/2013/0016


Verordnung
des Stadtsenates der Landeshauptstadt Graz vom 10.04.2014 betreffend die Archivierung und Nutzung von Archivgut der Stadt Graz.

Auf Grund des Art 18 Abs. 2 Bundes-Verfassungsgesetz idgF und des § 16 Abs. 2 Steiermärkisches Archivgesetz (StAG), LGBl. Nr. 59/2013 idF LGBl. Nr. 112/2013, wird verordnet:
 

I.        Abschnitt 

§ 1     Geltungsbereich

 

(1)     Diese Verordnung regelt die Archivierung und Nutzung von Archivgut der Stadt Graz, dessen Erhaltung und Bewahrung im öffentlichen Interesse gelegen ist, durch die Stadtmuseum Graz GmbH sowie die Verwahrung von sonstigem Schriftgut, dass der Stadtmuseum Graz GmbH von den Dienststellen der Stadt Graz zur Verwahrung auf bestimmte Zeit übergeben wird. 

(2)     Unter Archivgut im Sinne dieser Verordnung sind archivwürdige Unterlagen zu verstehen, die von der Stadtmuseum Graz GmbH rechtmäßig erworben oder übernommen wurden, sowie archivwürdige Unterlagen, die insbesondere bei den Dienststellen und Behörden der Stadt Graz sowie deren Rechts- und Funktionsvorgänger, bei Unternehmungen, an denen die Stadt Graz mit mindestens 50 % des Stamm-, Grund- oder Eigenkapitals beteiligt ist oder die die Stadt Graz durch andere finanzielle oder sonstige wirtschaftliche oder organisatorische Maßnahmen beherrscht, bei Stiftungen und Fonds, sofern die Stadt Graz mindestens 50 % des Stiftungs- oder Fondsvermögens bereitgestellt hat, bei Stiftungen, Fonds und Anstalten, die von Organen der Stadt Graz oder von Personen verwaltet werden, die hiezu von Organen der Stadt Graz bestellt sind, und bei physische Personen, Personengesellschaften des Handelsrechts und juristische Personen des privaten und des öffentlichen Rechts, die Vermögen der Stadt Graz treuhändisch verwalten, in Wahrnehmung ihrer Aufgaben anfallen oder von diesen rechtmäßig erworben wurden.

(3)     Den Bestimmungen dieser Verordnung liegen die Begriffsdefinitionen des § 2 Z 4 bis 11 StAG zugrunde. 

(4)     Die Zuständigkeiten des Bundes und des Landes Steiermark werden durch diese Verordnung nicht berührt. 

 

§ 2     Aufgaben

 

(1)     Die Stadtmuseum Graz GmbH ist berufen, alle archivwürdigen Unterlagen unabhängig von der Form des Datenträgers - wie Urkunden, Handschriften, Akten und sonstige Schriftstücke, Dateien, Druckwerke, Karteien, Pläne, Plakate, Siegel, Bild- und Tondokumente - sowie Findmittel zu erfassen, zu bewerten, zu übernehmen, zu ordnen, dauerhaft zu verwahren oder zu speichern, zu erhalten, zu restaurieren, zu erschließen, nutzbar zu machen und bereit zu stellen. 

(2)     Die Stadtmuseum Graz GmbH hat die ihr übertragenen Befugnisse und Aufgaben der Archivierung und Nutzung von Archivgut sowie die Verwahrung von sonstigem Schriftgut, das der Stadtmuseum Graz GmbH von den Dienststellen der Stadt Graz zur Verwahrung auf bestimmte Zeit übergeben wird, grundsätzlich gegliedert in folgende Abteilungen wahrzunehmen: 

a)      Historisches Archiv (Archivgut nach Ablauf der Schutzfrist von 30 Jahren; § 6),

b)      Neuaktenarchiv (Hauptregistratur),

c)       Zwischenarchiv (§ 3 Abs 1),

d)      Protokollarchiv des Gemeinderates und Stadtsenates/-rates,

e)      Urkundenarchiv,

f)       Privatarchive, Sammlungen und Nachlässe,

g)      Wissenschaftliche Archivbibliothek. 

(3)     Die Stadtmuseum Graz GmbH hat wissenschaftlich tätig zu sein und Forschungen auf dem Gebiet der Grazer Stadtgeschichte zu unterstützen. Die hilfswissenschaftliche, quellenkundliche und allgemein wissenschaftliche Tätigkeit umfasst auch 

a)      die BenutzerInnenberatung von GRAZ-ForscherInnen, DissertantInnen, DiplomandInnen und FamilienforscherInnen sowie PublizistInnen,

b)      die Beratung bei der Bearbeitung historischer Fragestellungen und Unterstützung von Recherchen und Forschungen im Archivgut nach Maßgabe personeller Ressourcen,

c)       die Mitwirkung bzw Teilnahme an archivfachlichen und historischen Forschungsvorhaben, Ausstellungen und Veranstaltungen, die von wissenschaftlichen Institutionen, Schulen und Vereinen durchgeführt werden,

d)      die Führung der wissenschaftlichen Archivbibliothek, in der GRAZLiteratur sowie verwandte Fachgebiete gesammelt werden. 

(4)     Der Stadtmuseum Graz GmbH obliegt die sachkundige Beratung der ArchivbenutzerInnen. Sie hat die wissenschaftliche Nutzung des Archivgutes nach Maßgabe der ihren Bediensteten zur Verfügung stehenden Zeit zu fördern; bis ins einzelne gehende Nachforschungen, vor allem bei familiengeschichtlichen Forschungen, können jedoch nicht gefordert werden. 

(5)     Der Stadtmuseum Graz GmbH obliegt im Rahmen der ihr übertragenen Befugnisse und Aufgaben die Wahrnehmung des Archivalienschutzes (Verwahrung, Sicherung und Erschließung von Archivgut): 

a)      Archivgut ist durch geeignete organisatorische, konservatorische und technische Maßnahmen auf Dauer sicher und fachgerecht zu verwahren und vor unbefugter Nutzung oder Veränderung, Beschädigung oder Vernichtung zu schützen. Digitales Archivgut ist in einer organisatorisch und technisch geeigneten Weise zu speichern, die eine dauerhafte Nutzung (Lesbarkeit) und Auffindbarkeit sicherstellt.

b)      Archivgut ist durch geeignete Hilfsmittel zu erschließen, um die Nutzung ohne unverhältnismäßigen Aufwand zu ermöglichen.

c)       Archivgut, dessen Schutzfrist noch nicht abgelaufen ist, unterliegt der Archivsperre. Dessen Erschließungsinformationen unterliegen der Geheimhaltung. 

(6)     Der/Die GeschäftsführerIn der Stadtmuseum Graz GmbH ist über begründetes Verlangen berechtigt, von Archivalien Abschriften (Kopien) anzufertigen und diese zu beglaubigen. Für diese Abschriften sind die vorgesehenen Verwaltungsabgaben einzuheben. 

(7)     Die Stadtmuseum Graz GmbH hat ihre Aufgaben nach dem neuesten Stand der Wissenschaften zu besorgen.
 

§ 3     Verfahren der Archivierung

 

(1)     Wie die Übergabe der Unterlagen durch die in § 1 Abs 2 dieser Verordnung genannten Stellen an die Stadtmuseum Graz GmbH zu erfolgen hat, ist durch Organisationsvorschriften der Stadt Graz geregelt. Die in § 1 Abs 2 dieser Verordnung genannten Stellen haben sämtliche Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigen, nach Ablauf einer durch Organisationsvorschriften der Stadt Graz festgelegten Frist oder spätestens nach 30 Jahren der Stadtmuseum Graz GmbH zur Übernahme anzubieten. Für digitale Unterlagen gilt eine Frist von zehn Jahren. Sind die Unterlagen aktenmäßig zusammengefasst, ist das Datum des jüngsten Schriftstückes für die Berechnung der Frist maßgeblich. Bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist und anschließender Beurteilung der Archivwürdigkeit der Unterlagen wird das Schriftgut jedenfalls im Zwischenarchiv verwahrt. 

(2)     Die Stadtmuseum Graz GmbH entscheidet als fachlich zuständige Dienststelle über die Archivwürdigkeit der Unterlagen nach Anhörung der anbietenden Stelle. 

(3)     Bestehen zwischen der anbietenden Stelle und der Stadtmuseum Graz GmbH unterschiedliche Auffassungen hinsichtlich der Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen, ist auf Antrag der anbietenden Stelle ein Feststellungsbescheid zu erlassen. 

(4)     Bei Vorliegen der Archivwürdigkeit werden die Unterlagen von der Stadtmuseum Graz GmbH übernommen. Die Übernahme des Archivgutes ist zu bestätigen. Unterlagen, die von der Stadtmuseum Graz GmbH als nicht archivwürdig qualifiziert werden, sind von der anbietenden Stelle nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen sowie der einschlägigen Organisationsvorschriften der Stadt Graz zu skartieren. Über Skartierungen sind von der anbietenden Stelle Aufzeichnungen zu führen, die auf Dauer evident zu halten sind. 

(5)     Werden der Stadtmuseum Graz GmbH historisch wertvolle Unterlagen von sonstigen juristischen oder natürlichen Personen des privaten oder öffentlichen Rechts zur dauernden Aufbewahrung angeboten (Nachlässe, Sammlungen u.a.) und werden diese von der Stadtmuseum Graz GmbH als archivwürdig beurteilt, ist mit den anbietenden Stellen nach Maßgabe der finanziellen, räumlichen und personellen Kapazitäten eine Vereinbarung abzuschließen, welche insbesondere die Ausgestaltung der Übernahme samt der Vorgehensweise betreffend die Auswahl, die Art der Übernahme, die Archivierung und die Nutzung der Unterlagen zu regeln hat. Im Rahmen dieser Vereinbarung ist nach Möglichkeit sicherzustellen, dass die übernommenen Unterlagen der Öffentlichkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen und der Bestimmungen dieser Verordnung zur Nutzung zur Verfügung stehen. 

(6)     Die Stadtmuseum Graz GmbH ist berechtigt, soweit dies unter rechtlichen und archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zulässig bzw vertretbar ist, mit Zustimmung der abgebenden Stelle oder deren Rechts- oder FunktionsnachfolgerInnen die im Archivgut enthaltenen Informationen in anderer Form (z.B. Mikrofilm, in digitaler Form u.a.) zu archivieren und die Originalunterlagen zu vernichten, wenn deren weitere Aufbewahrung entbehrlich ist. Über die Vernichtung sind Aufzeichnungen zu führen, die auf Dauer evident zu halten sind.
 

§ 4     Recht auf Auskunft
 

(1)     Soweit Daten nicht ohnehin einem gesetzlichen Auskunftsrecht unterliegen, ist einer Person auf Antrag Auskunft über die sie betreffenden Daten im Archivgut zu erteilen, soweit 

1.       das Archivgut erschlossen ist,

2.       die Person Angaben macht, die das Auffinden der Daten ermöglichen, und

3.       der für die Erteilung der Auskunft erforderliche Aufwand in vertretbarem Verhältnis zu dem geltend gemachten Informationsinteresse steht. 

(2)     Die Auskunft ist nicht zu erteilen, soweit überwiegende berechtigte Interessen Dritter oder überwiegende öffentliche Interessen der Auskunftserteilung entgegenstehen. Überwiegende öffentliche Interessen können sich hiebei aus der Notwendigkeit 

1.       des Schutzes der verfassungsmäßigen Einrichtungen der Republik Österreich, des Bundes, des Landes oder der Stadt Graz,

2.       der Sicherung der Einsatzbereitschaft des Bundesheeres,

3.       der Sicherstellung der Interessen der umfassenden Landesverteidigung,

4.       des Schutzes wichtiger außenpolitischer, wirtschaftlicher oder finanzieller Interessen der Republik Österreich oder der Europäischen Union, oder

5.       der Vorbeugung, Verhinderung oder Verfolgung von Straftaten ergeben. Die Beurteilung erfolgt im Einvernehmen mit der anbietenden Stelle. 

(3)     An Stelle der Auskunftserteilung kann Einsicht in das Archivgut gewährt werden, soweit dies der Erhaltungszustand des Archivgutes erlaubt. 

(4)     Über die Verweigerung der Auskunft ist auf Antrag bescheidmäßig zu entscheiden. 

§ 5     Recht auf Gegendarstellung 

(1)     Macht eine Person glaubhaft, dass das aus amtlicher Quelle stammende Archivgut eine falsche Tatsachenbehauptung enthält, die sie erheblich in ihren Rechten beeinträchtigt, kann sie auf Antrag die Beifügung einer Gegendarstellung verlangen. Dies gilt nicht für Unterlagen aus gerichtlichen oder verwaltungsbehördlichen Verfahren. Die von der betreffenden Person verfasste Gegendarstellung hat sich auf die Tatsachenbehauptung zu beschränken und die entsprechenden Beweismittel zu enthalten, auf die die Unrichtigkeit der Tatsachenbehauptung gestützt wird. Für die Entscheidung über den Antrag ist das Einvernehmen mit der anbietenden Stelle herzustellen. 

(2)     Über die Versagung der Beifügung einer Gegendarstellung ist auf Antrag bescheidmäßig zu entscheiden.
 

§ 6     Schutzfristen
 

(1)     Archivgut unterliegt einer Schutzfrist von 30 Jahren, binnen derer eine Benutzung durch Dritte für nichtamtliche Zwecke ausgeschlossen ist, soweit nicht gesetzlich (etwa das Recht der Parteien auf Einsicht in die ihre Sache betreffenden Akten oder Aktenteile gemäß § 17 Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz 1991 sowie Auskunftsrechte) anderes bestimmt ist oder das Archivgut bereits im Zeitpunkt seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder vor seiner Übergabe bereits öffentlich zugänglich war. 

(2)     Der Lauf der Schutzfrist beginnt mit dem Datum der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen. Sind die Unterlagen aktenmäßig zusammengefasst, ist das Datum des jüngsten Schriftstückes für die Berechnung der Frist maßgeblich. 

(3)     Archivgut, das personenbezogene Daten im Sinne des § 4 Z 1 Datenschutzgesetz 2000 (DSG 2000) enthält, darf unbeschadet der Schutzfrist nach Abs 1 nur gemäß den geltenden personen- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen benutzt werden. Zu beachten sind insbesondere das Datenschutzgesetz 2000, das Personenstandsgesetz 1983 und das Meldegesetz 1991, jeweils in der geltenden Fassung. 

(4)     Archivgut, das sensible Daten im Sinne des § 4 Z 2 DSG 2000 enthält, unterliegt einer verlängerten Schutzfrist, die mit dem Tod der betroffenen Person endet, es sei denn, die Person hat der Einsichtnahme schon zu Lebzeiten zugestimmt. Ist der Todestag nicht oder nur mit großem Aufwand feststellbar, endet die Schutzfrist 110 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.

 

§ 7     Nutzung des Archivgutes

 

(1)     Nach Ablauf der Schutzfrist steht das Archivgut der Öffentlichkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen sowie der Bestimmungen dieser Verordnung zur Verfügung. 

(2)     Die Nutzung von Archivgut für amtliche Zwecke und die Nutzung durch die anbietende Stelle sowie deren Rechts- bzw FunktionsnachfolgerIn ist auch innerhalb der Schutzfrist zulässig. Das Steiermärkische Landesarchiv ist bei rein wissenschaftlicher Nutzung des Archivgutes den städtischen Dienststellen gleichzuhalten. 

(3)     Vor Ablauf der Schutzfrist kann die Nutzung von Archivgut für wissenschaftliche Zwecke und aus besonders berücksichtigungswürdigen Gründen einer Person (etwa wenn nachgewiesen wird, dass mit der Auswertung der Archivalien pädagogische, publizistische, familiengeschichtliche oder rechtliche Zwecke verfolgt werden) auf Antrag bewilligt werden, wenn keine gesetzlichen Bestimmungen und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der Stadt Graz, des Landes Steiermark, des Bundes oder Privater entgegenstehen. Die Bewilligung durch die Stadtmuseum Graz GmbH setzt das Einvernehmen mit der anbietenden Stelle voraus. Die Bewilligung erfolgt durch Bescheid und kann unter Auflagen und Bedingungen erteilt werden, die zur Sicherstellung der schutzwürdigen Interessen der Stadt Graz, des Landes Steiermark, des Bundes oder Privater erforderlich sind. 

 

§ 8     Nutzungsbeschränkungen

 

(1)     Die Nutzung des Archivgutes ist zu versagen: 

1.       vor Ablauf der Schutzfrist, sofern nicht § 7 Abs 2 anwendbar ist oder eine Bewilligung nach § 7 Abs 3 vorliegt,

2.       wegen entgegenstehender gesetzlicher Bestimmungen, schutzwürdiger Interessen des Landes, der Stadt Graz oder Dritter oder privatrechtlicher Vereinbarungen betreffend übernommenes Archivgut,

3.       wegen Gefährdung des Archivgutes in konservatorischer Hinsicht,

4.       wegen Verursachung eines unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwandes oder Erschwerung der Aufgaben der Stadtmuseum Graz GmbH in einem unvertretbaren Maß,

5.       wenn der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder Reproduktionen erreicht werden kann, 

(2)     Hat eine Person wiederholt oder schwerwiegend gegen diese Verordnung verstoßen, kann ihr die Nutzung des Archivgutes versagt werden. 

(3)     Über die gänzliche oder teilweise Versagung der Nutzung von Archivgut ist auf Antrag bescheidmäßig zu entscheiden. 

 

§ 9     Nutzung von privaten Archivalien

 

Für private Archivalien, welche die Stadtmuseum Graz GmbH zur dauernden Aufbewahrung übernommen hat, gelten hinsichtlich der Benutzung die besonderen Benutzungsregelungen, die rechtsgeschäftlich vereinbart oder letztwillig verfügt worden sind. Bestehen derartige Regelungen nicht, gelten für die Benutzung von privaten Archivalien die allgemeinen Benutzungsregelungen.

 

§ 10 Behörde

 

Hinsichtlich der Wahrnehmung behördlicher Aufgaben im Sinne dieser Verordnung ist die Stadtmuseum Graz GmbH Behörde. 

 

II.       Abschnitt 

§ 11   Benutzungsansuchen

 

(1)     Die BenutzerInnen haben vor der Nutzung ein Benutzungsansuchen an die Stadtmuseum Graz GmbH zu stellen. 

(2)     Das Benutzungsansuchen hat jedenfalls Angaben zu enthalten über 

a)      die Person des Benutzungswerbers,

b)      den Benutzungszweck,

c)      das Benutzungsthema und

d)      gegebenenfalls den Auftraggeber. 

(3)     Reichen die Angaben im Benutzungsansuchen nicht aus, um die Zulässigkeit der Einsichtnahme in die Archivalien zu beurteilen, darf die Stadtmuseum Graz GmbH die Ergänzung der Angaben verlangen. 

(4)     Wird der Benutzungszweck oder Benutzungsthema während der Benutzung der Archivalien geändert, ist ein neues Benutzungsansuchen zu stellen. 

(5)     Dem Benutzungsansuchen ist eine vom Benutzungswerber unterfertigte rechtsverbindliche Erklärung anzuschließen, in der sich dieser verpflichtet, 

a)      die Bestimmungen des II. Abschnitts dieser Verordnung zu beachten;

b)      Abschriften, Reproduktionen und Auswertungen von benutzten Archivalien sicher und vor Zugriffen Unbefugter geschützt aufzubewahren, personenbezogene Daten, soweit an deren Geheimhaltung ein berechtigtes Interesse besteht, zu anonymisieren und nur solche Informationen zu verwerten, die für den im Benutzungsansuchen angegebenen Benutzungszweck und das angegebene Benutzungsthema einschlägig sind;

c)      durch die Benutzung von Archivalien berührte Urheber- oder Persönlichkeitsrechte betroffener Personen oder Dritter sowie Datenschutzrechte zu wahren und im Falle der Verletzung dieser Rechte die Stadtmuseum Graz GmbH und die Stadt Graz hinsichtlich allfälliger Ersatzansprüche schad- und klaglos zu halten;

d)      von jeder Veröffentlichung in schriftlicher oder sonstiger audiovisueller Form, für die Archivalien benutzt worden sind, ein Belegexemplar umgehend, unaufgefordert und kostenlos der Stadtmuseum Graz GmbH zur Verfügung zu stellen; dies gilt auch für Diplomarbeiten und Dissertationen.
  

§ 12   Benutzungsgenehmigung
 

(1)     Die Stadtmuseum Graz GmbH hat die Benutzungsgenehmigung zu erteilen und diese Genehmigung durch einen Vermerk auf dem Benutzungsansuchen zu bestätigen, wenn die vom Benutzungswerber gewünschten Archivalien keiner Schutzfrist unterliegen und auch sonst nicht von der Benutzung auszuschließen sind (§ 8). 

(2)     Liegen die Voraussetzungen für eine Benutzung von Archivalien nach Abs 1 nicht vor, hat dies die Stadtmuseum Graz GmbH dem Benutzungswerber mitzuteilen. Im Übrigen ist nach § 8 Abs 3 vorzugehen. 

 

§ 13   Bestellung der Archivalien

 

(1)     Die Ermittlung und Bezeichnung der gewünschten Archivalien hat durch die BenutzerInnen selbst zu erfolgen. Die Bediensteten der Stadtmuseum Graz GmbH haben die BenutzerInnen dabei nach Möglichkeit zu beraten und zu unterstützen. Die Bereitstellung von gewünschten Archivalien hat umgehend, jedenfalls aber innerhalb einer angemessenen Frist zu erfolgen. 

(2)     Umfangreiche Bestellungen sind 24 Stunden vor der Benutzung anzumelden. Der Zeitpunkt der Bearbeitung durch die Bediensteten der Stadtmuseum Graz GmbH richtet sich grundsätzlich nach der Reihenfolge der Anmeldung. Die Reihenfolge, in welcher die gewünschten Archivalien für den jeweiligen Benutzer bereitzustellen sind, ist nach Möglichkeit im Einvernehmen mit dem Benutzer zu bestimmen. 

(3)     Die gewünschten Archivalien sind dem Benutzer im Original vorzulegen; ist dies aus konservatorischen Gründen nicht möglich und sind Reproduktionen (Fotokopien, Mikrofilme, Fotografien u. dgl.) der gewünschten Archivalien vorhanden, sind diese dem Benutzer zur Verfügung zu stellen. 

(4)     Pro Tag und Benutzer dürfen nur geordnete und nicht schadhafte Archivalien im Umfang von maximal 3 Faszikeln bzw Kartons ausgegeben werden. 

 

§ 14   Benutzungsvorschriften

 

(1)     Die Benutzung der Archivalien hat in den dafür bestimmten Räumen unter Aufsicht von Bediensteten der Stadtmuseum Graz GmbH innerhalb der festgelegten Öffnungszeiten zu erfolgen. Die Öffnungszeiten sind von dem/der GeschäftsführerIn der Stadtmuseum Graz GmbH festzulegen und durch Anschlag sowie unter der Internetadresse www.graz.at kundzumachen.

(2)     Jeder Benutzer darf nur in jene Archivalien Einsicht nehmen, die auf Grund der erteilten Genehmigung für ihn zur Benutzung bereitgestellt worden sind.

(3)     Die Archivalien sind sorgfältig und äußerst schonend zu behandeln; sie müssen in jener Ordnung und Reihenfolge verbleiben, in der sie für den Benutzer bereitgestellt worden sind. Das Anbringen von Kennzeichnungen oder Anmerkungen auf den Archivalien ist unzulässig. Für die Herstellung von Auswertungen sind Bleistifte zu verwenden.

(4)     Die Archivalien dürfen aus den für die Benutzung bestimmten Arbeitsräumen nicht entfernt werden. 

 

§ 15   Verhalten in den Arbeitsräumen

 

(1)  Die BenutzerInnen haben sich in den Arbeitsräumen des Archivs so zu verhalten, dass andere BenutzerInnen, insbesondere durch lautes Sprechen, Telefonieren, die Verwendung lärmerzeugender Hilfsmittel u. dgl., nicht gestört werden. 

(2)       In den Arbeitsräumen sind insbesondere unzulässig:

a)      die Einnahme von Mahlzeiten oder Getränken,

b)      das Rauchen,

c)       die Mitnahme von Taschen, Schirmen, Mänteln u. dgl.,

d)      das Mitführen von Tieren oder gefährlichen Gegenständen sowie

e)      die Mitnahme von Kameras und Reproduktionsgeräten.
 

§ 16   Rückstellung von Archivalien

 

(1)     Nach der Beendigung der Einsichtnahme in die Archivalien haben die BenutzerInnen diese in der Ordnung und Reihenfolge, in der sie ihnen vorgelegt worden sind, den Bediensteten der Stadtmuseum Graz GmbH zur Rückstellung an ihren dauernden Aufbewahrungsort zu übergeben.

(2)     Die Bediensteten der Stadtmuseum Graz GmbH haben vor der Rückstellung der Archivalien an ihren dauernden Aufbewahrungsort deren ordnungsgemäßen Zustand sowie deren Vollständigkeit zu überprüfen. 

 

§ 17     Herstellung von Reproduktionen

 

(1)     Die Herstellung von Reproduktionen von Archivalien (wie Fotokopien, Fotografien, Digitalisate udgl.), die von der Stadtmuseum Graz GmbH dauernd aufbewahrt werden, ist - vorbehaltlich rechtsgeschäftlich vereinbarter oder letztwillig verfügter Beschränkungen betreffend private Archivalien - zulässig, sofern dem nicht personenschutz- oder datenschutzrechtliche oder im Hinblick auf den Erhaltungszustand der Archivalien konservatorische Gründe entgegenstehen. 

(2)     Die Herstellung von Reproduktionen von Archivalien hat durch Bedienstete der Stadtmuseum Graz GmbH zu erfolgen. Ist dies mangels der erforderlichen technischen Ausstattung nicht möglich, dürfen Reproduktionen mit Zustimmung und unter den Bedingungen der Stadtmuseum Graz GmbH auch durch Dritte hergestellt werden. In diesem Fall ist vorzusorgen, dass die Archivalien unverzüglich nach der Herstellung der Reproduktionen an die Stadtmuseum Graz GmbH zurückgestellt werden. 

(3)     Die Herstellung von Reproduktionen ist jedenfalls unzulässig hinsichtlich

a)      solcher Archivalien, die von der Benutzung ausgeschlossen sind (§ 8),

b)      Fundbehelfe wie Kataloge, Protokolle, Register, Indizes udgl. sowie

c)       umfangreicher Archivkörper in ihrer Gesamtheit. 

 

§ 18     Entlehnungen von Archivalien

 

(1)     Entlehnungen von Archivalien dürfen grundsätzlich nur - vorbehaltlich rechtsgeschäftlich vereinbarter oder letztwillig verfügter Beschränkungen betreffend private Archivalien - an die abgebenden Stellen sowie zu amtlichen Zwecken auch an andere Behörden, Gerichte und öffentlich-rechtliche Institutionen aufgrund begründeten Ansuchens erfolgen. 

(2)     Archivalien von besonderer geschichtlicher, rechtlicher, künstlerischer oder sonstiger kultureller Bedeutung sind nach Möglichkeit nicht im Original, sondern in der Form von Reproduktionen zur Verfügung zu stellen. 

(3)     Entlehnungen an andere Einrichtungen oder Privatpersonen zur nichtamtlichen Benutzung sind nur aus besonders berücksichtigungswürdigen Gründen und wenn keine konservatorischen Gründe entgegenstehen zulässig und bedürfen einer Genehmigung durch die Stadtmuseum Graz GmbH; Entlehnungen von Archivalien, die von der Benutzung ausgeschlossen sind (§ 8) sind jedenfalls unzulässig. 

(4)     Entlehnungen zu Forschungs- oder Ausstellungszwecken sind überdies nur zulässig, wenn die Entlehnung der Archivalien im Original unbedingt erforderlich ist, eine entsprechende archivwissenschaftliche Betreuung sichergestellt erscheint, die ordnungs- und sachgemäße Aufbewahrung der Archivalien gewährleistet ist und hinsichtlich der Archivalien für die Dauer der Entlehnung ein Versicherungsvertrag abgeschlossen wird und sich der Entlehner (die entlehnende Stelle) zur Übernahme der Versicherungsprämien verpflichtet. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, dürfen Archivalien nicht im Original, sondern lediglich in der Form von Reproduktionen zur Verfügung gestellt werden. 

(5)     Entlehnungen von Archivalien sind durch vom Entlehner zu unterfertigende Entlehnscheine bzw mittels elektronischer Entlehnscheine zu erfassen. 

(6)     Die Entlehnfrist beträgt einen Monat und kann in begründeten Fällen bis zur Dauer von sechs Monaten und in Ausnahmefällen um weitere sechs Monate verlängert werden. 

 

§ 19     Hilfeleistung durch die Bediensteten

 

(1)     Die Bediensteten der Stadtmuseum Graz GmbH haben den BenutzerInnen beim Auffinden der gewünschten Archivalien und bei deren Bearbeitung nach Möglichkeit Hilfestellung zu leisten.

(2)     Die Durchsicht und die unmittelbare Bearbeitung der Archivalien müssen durch die BenutzerInnen selbst erfolgen.
  

§ 20     Kostenersatz
 

(1)     Ist die Herstellung von Reproduktionen von Archivalien zulässig, ist im Falle von Fotokopien ein Kostenersatz in der Höhe von EUR 0,30 (exkl USt) pro Seite (Kopien aller Formate bis zu DIN A3) zu entrichten, soweit die Benutzung nicht zu amtlichen Zwecken erfolgt. 

(2)     Soweit die Benutzung nicht aufgrund eines gesetzlichen Rechts (etwa Akteinsicht, Auskunftsrechte) oder zu amtlichen Zwecken erfolgt, ist für die Benutzung von Bauakten ein Entgelt in der Höhe von EUR 50,00 (exkl USt) je vorgelegter Bauakte zu entrichten. 

(3)     Für die Benutzung von Archivalien zum Zweck der Forschung (z.B. Stadtgeschichts- oder Familienforschung) ist ein Entgelt in der Höhe von EUR 50,00 (exkl USt) je angefangene Forschungsstunde zu entrichten. Im Falle einer Familienforschung einer Privatperson, die einen entsprechenden Nahebezug nachweisen kann, ist obiges Entgelt erst ab der zweiten Anfrage zum selben Forschungsgegenstand zu entrichten. 

(4)       Im Falle von Veröffentlichungen von Reproduktionen von Archivalien in gewerblicher Art ist ein Veröffentlichungsentgelt in der Höhe von EUR 50,00 (exkl USt) je angefangener Seite bzw je Abbildung zu entrichten. Bei jeder publizistischen Auswertung von Archivalien der Stadtmuseum Graz GmbH ist die Herkunft mit „Stadtarchiv Graz" anzuführen. 

(5)       Von der Entrichtung sämtlicher Entgelte befreit sind BenutzerInnen, welche die Archivalien ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken benutzen, wenn ein entsprechender Nachweis erbracht wird. 

(6)       Die in Abs 1 bis 4 genannten Entgelte vermindern oder erhöhen sich in dem Maß, das sich aus der Veränderung des vom Österreichischen Statistischen Zentralamt verlautbarten Verbraucherpreisindex 2010 (VPI 2010) oder des an seine Stelle tretenden Index gegenüber der zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung verlautbarten Indexzahl ergibt, wobei Änderungen so lange nicht zu berücksichtigen sind, als sie 10% der maßgebenden Indexzahl nicht übersteigen. Bei der Berechnung der jeweiligen neuen Beträge ist auf jeweils volle Zehn-Cent-Beträge kaufmännisch auf- oder abzurunden. Der/die GeschäftsführerIn der Stadtmuseum Graz GmbH hat die Änderungen der Beträge und den Zeitpunkt, ab dem die Änderung wirksam wird, durch Anschlag sowie unter der Internetadresse www.graz.at kundzumachen. 
 

§ 21   In-Kraft-Treten
 

Diese Verordnung tritt mit dem der Kundmachung im Amtsblatt der Landeshauptstadt Graz folgenden Tag in Kraft.

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