Richtlinie für städtische Kommunikation

GZ KOM. 003013/2004/0005

Richtlinie des Gemeinderates vom 16.10.2025 für städtische Kommunikation

Auf Grund des § 45 Abs. 6 des Statutes der Landeshauptstadt Graz, LGBl Nr.130/1967 idF LGBl Nr. 68/2025 wird beschlossen:

§ 1 Geltungs- und Anwendungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Abteilungen und Eigenbetriebe der Stadt Graz - im Folgenden als Dienststellen bezeichnet - sowie für politische Büros. Ausgenommen vom Anwendungsbereich der Richtlinie sind die Gemeinderatsklubs, unbeschadet dessen gelten jedoch die gesetzlichen Regelungen.

Die Punkte 4.2.4, 4.3, 5.1.1., 5.1.2. und 5.2.2. gelten auch für jene Beteiligungen, in denen die Stadt Graz eine beherrschende Stellung innehält, und müssen von den jeweils ermächtigten Eigentümervertreter:innen zur Umsetzung gebracht werden.

Die Abteilung für Kommunikation ist beauftragt, alle Bürger:innen und Mitarbeiter:innen über Produkte, Services und Dienstleistungen etc. der Stadt Graz laufend zu informieren. Dabei gibt es Aufgabenfelder der Kommunikation, die von den Dienststellen dezentral unter bestimmten Rahmenbedingungen umgesetzt werden, während andere Bereiche zentral von der Abteilung für Kommunikation übernommen werden. Hierbei kommen unter anderem städtische Eigenmedien wie die BIG - Bürger:inneninformation, graz.at, Social Media, zentrale App-Anwendungen und der Podcast „Grazgeflüster" zum Einsatz.

Darüber hinaus führt die Stadt Graz Kommunikations- und Bürger:inneninformations-maßnahmen auf vielfältige Weise durch. Zu den Anwendungsbereichen gehören insbesondere:

• Herausgabe von Drucksorten wie Berichten, Plakaten, Informationsbroschüren etc.
  
  
• Mediaplanung und -buchungen in verschiedenen Medienbereichen
  
  
• Werbemittel über verschiedene Kommunikationskanäle und Werbeformate
  
  
• Online- und andere digitale Kommunikationsprojekte
  
  
• Werbe- und Streuartikel
  
  
• Fahnen
  
  
• Events
  
  
• Bild-, Podcast- und Videoproduktionen
  
  
• Maßnahmen im Rahmen von Baustellen-Informationen
  
  
• Auswahl und Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen und Agenturen für Tätigkeiten und Arbeiten in den genannten Bereichen
  
  
• Interne und externe Öffentlichkeitsarbeit
  
  

Die Abteilung für Kommunikation ist mit der Umsetzung dieser Richtlinie beauftragt und fungiert als zentrale Ansprechstelle für die genannten Bereiche der städtischen Kommunikation. Die Pressearbeit ist entsprechend den Bestimmungen der Geschäftsordnung für den Magistrat gesondert geregelt. Die Leitungen der Dienststellen sind für die Einhaltung der Richtlinie in ihrem Wirkungsbereich verantwortlich. Darüber hinaus sind ergänzende Vorgaben, Richtlinien und Leitfäden zur Anwendung zu bringen. Jeweils aktuelle Versionen befinden sich am Mitarbeiter:innenportal.


§ 2 Ziele der Richtlinie

Ziel dieser Richtlinie ist es, eine umfassende, detaillierte und transparente Gesamtübersicht sämtlicher Kommunikations- und Bürger:inneninformationsmaßnahmen der Stadt Graz bereitzustellen. Diese umfasst:

• Professionelle Bürger:inneninformation in den Eigenmedien durch abteilungsübergreifende Koordination, gegebenenfalls auch umfassend für das gesamte Haus Graz
  
  
• Höhere Wirkung durch effiziente Kommunikationsabläufe
  
  
• Optimierung der Ressourceneinsätze
  
  
• Transparente Budget- und Kostendokumentation
  
  
• Einheitliches Erscheinungsbild
  
  
• Erfüllung der Meldepflichten nach dem Medienkooperations- und -förderungs-Transparenzgesetz (MedKF-TG)

Die Stadt Graz verpflichtet sich, in ihrer Kommunikation die Prinzipien der Offenheit und Transparenz zu wahren. Zudem werden Qualitätsjournalismus und Medienvielfalt in der Landeshauptstadt Graz aktiv gefördert.

Alle Mitarbeiter:innen der Stadt Graz verpflichten sich, die geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen einzuhalten - insbesondere im Hinblick auf Datenschutz (DSGVO), Informationssicherheit, Barrierefreiheit, Transparenz, Gleichstellung, diskriminierungsfreie Sprache sowie die Wahrung der Rechte Dritter (z. B. Urheber- und Persönlichkeitsrechte), etc.

Um sicherzustellen, dass diese Ziele umgesetzt werden, bildet diese Richtlinie die Grundlage für die Planung und Durchführung städtischer Kommunikation.


§ 3 Einheitliches Erscheinungsbild

Alle städtischen Kommunikationsmittel müssen einem konsistenten Erscheinungsbild folgen.

3.1 Städtisches Corporate Design

Um einen einheitlichen und konsistenten Auftritt der Stadt Graz zu gewährleisten und die Marke Graz nachhaltig zu stärken, sind das Corporate Design sowie die aktuellen Styleguides der Stadt Graz bei sämtlichen Maßnahmen der städtischen Kommunikation verbindlich einzuhalten. Die jeweils aktuellen Versionen sind im Mitarbeiter:innenportal der Stadt Graz verfügbar. Weiterführende Elemente wie Visuals müssen von der Abteilung für Kommunikation schriftlich freigegeben werden. Sonderdesign-Linien für sämtliche Kanäle werden nur für einen begrenzten Zeitraum, eine spezifische Zielsetzung und eine klar definierte Zielgruppe zugelassen. Dafür ist eine Genehmigung des Bürgermeisters bzw. der Bürgermeisterin erforderlich. Die Beantragung von Sonderdesign-Linien muss schriftlich bei der Abteilung für Kommunikation (kommunikation@stadt.graz.at) mit einem entsprechenden Konzept erfolgen. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass bestehende, nicht mehr aktuelle Layouts schrittweise auslaufen. Sämtliche Designkonzepte sind als zeitlich befristete Umsetzungen anzulegen und nach Projektabschluss wieder aufzulösen. Nach Projektende ist die jeweils zuständige Dienststelle dafür verantwortlich, das entsprechende Design nicht weiter zu verwenden.

Die Corporate-Wording-Vorgaben sind in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden.

3.2 Freigabeprozess

Alle Werbemittel wie Inserate, Produktionsunterlagen für Flyer, Broschüren, Werbeartikel und andere Kommunikationsmaterialien müssen rechtzeitig vor der Übermittlung an Medien oder Druckereien der Abteilung für Kommunikation zur Freigabe vorgelegt werden. Die Dienststellen nehmen dies digital über die interne Service- und Meldeplattform im Mitarbeiter:innenportal der Stadt Graz vor. Auf dieser Plattform geben die Dienststellen Informationen zu Trägermedien, Zielgruppen und weiteren relevanten Aspekten bekannt. Dadurch wird sowohl eine Prüfung des Corporate Designs als auch eine Überprüfung der Meldepflichten nach MedKF-TG für alle Dienststellen vorgenommen. Eine schriftliche Rückmeldung erfolgt innerhalb von drei Arbeitstagen.

3.3 Qualität und Zielgruppenorientierung städtischer Kommunikation

• Die Inhalte müssen auf die Bedürfnisse und Interessen der Bürger:innen abgestimmt werden, wobei unterschiedliche Altersgruppen, soziale Hintergründe und Lebenssituationen berücksichtigt werden müssen.
  
  
• Die Inhalte werden regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass die Informationen stets aktuell und relevant sind. Dabei müssen die aktuellen Ereignisse und Entwicklungen in der Stadt berücksichtigt werden.
• Die Bereitstellung transparenter und verlässlicher Informationen ist von höchster Bedeutung. Quellen und Referenzen sind dort anzugeben, wo dies erforderlich ist. Zudem müssen Interessenkonflikte gegebenenfalls offengelegt werden.
  
  
• Die Inhalte müssen die Inklusivität und Vielfalt der Bürger:innen widerspiegeln, indem verschiedene Perspektiven und Meinungen dargestellt werden. Insbesondere müssen die Bedürfnisse von Minderheiten und benachteiligten Gruppen berücksichtigt werden.
  
  
• Die Bürger:innen werden durch interaktive Elemente wie Umfragen, Kommentare und Feedback-Möglichkeiten in die Kommunikation einbezogen. Die Förderung der Bürger:innenbeteiligung und des Dialogs hat dabei hohe Priorität.
  
  

§ 4 Städtische Bürger:inneninformation über Eigenmedien

Um den Grundsätzen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit Rechnung zu tragen und Synergieeffekte zu nutzen, erfolgt die Information der Bevölkerung in erster Linie über zentrale städtische Eigenmedien wie die BIG - Bürger:inneninformation, graz.at, Social-Media-Kanäle, Podcast „Grazgeflüster", etc. Die Abteilung für Kommunikation ist als Vertreterin der Stadt Graz Medieninhaberin dieser städtischen Kommunikationskanäle.

4.1 Ziele und Aufgaben

Die städtischen Eigenmedien sind ein zentraler Bestandteil der Kommunikation zwischen der Stadtverwaltung und den Bürger:innen. Ihr Zweck ist es, durch umfassende Information, transparente Kommunikation und die Förderung der Beteiligung einen konkreten Nutzen zu bieten. Dies wird durch folgende Maßnahmen sichergestellt:

• Information und Aufklärung: Die städtischen Eigenmedien informieren die Bürger:innen über wichtige städtische Themen, Dienstleistungen, Veranstaltungen und Freizeitangebote. Klare und verständliche Informationen ermöglichen es den Bürger:innen, informierte Entscheidungen zu treffen und die städtischen Angebote effektiv zu nutzen.

• Transparenz und Vertrauen: Die Eigenmedien fördern Transparenz und stärken das Vertrauen in die Stadtverwaltung, indem sie verlässliche und nachvollziehbare Informationen bereitstellen - besonders in Krisenzeiten und bei Veränderungen.
  
  
• Vielfältige Kanäle für breite Erreichbarkeit: Um möglichst alle Bürger:innen zu erreichen und um strukturelle Barrierefreiheit zu bieten, werden die Informationen über verschiedene Kanäle verbreitet. Dazu zählen Printmedien wie die BIG - Bürger:inneninformation Graz, die Webseite der Stadt, Social Media sowie audiovisuelle Formate wie Podcasts etc.

4.2 Redaktionsleitlinie

Die Redaktionsleitlinie der Stadt Graz orientiert sich an den grundlegenden Prinzipien der publizistischen Arbeit in Österreich, insbesondere am Ehrenkodex für die österreichische Presse und an den ethischen Standards des Österreichischen Presserats (presserat.at). Ziel dieser Richtlinie ist es, eine objektive und transparente Kommunikation zu gewährleisten, die den journalistischen Qualitätskriterien entspricht. Dadurch wird das Vertrauen der Bevölkerung in die städtische Verwaltung langfristig und nachhaltig gestärkt.

Die Redaktion der Abteilung für Kommunikation und alle verantwortlichen Kolleg:innen der Stadt Graz verpflichten sich, Inhalte auf allen Kanälen objektiv und parteiunabhängig zu gestalten. Um dies zu gewährleisten, gelten folgende Redaktionsrichtlinien:

4.2.1 Redaktionelle Ausrichtung

• Die Berichterstattung ist nutzer:innenorientiert und hat das Ziel, Bürger:innen sachlich und umfassend über relevante Neuigkeiten im Zusammenhang mit der städtischen Verwaltung zu informieren.
  
  
• Der Fokus liegt auf den Funktionen und Aufgaben der Dienststellen im Haus Graz. Es ist untersagt, über parteipolitische Funktionen, Organisationen oder Positionen zu berichten - es sei denn, es handelt sich um eigens entwickelte Formate in den Eigenmedien, in denen bewusst alle im Gemeinderat vertretenen Fraktionen berücksichtigt werden. Die Berichterstattung über Vorfeldorganisationen erfolgt anlassbezogen und wird im Einzelfall geprüft.
  
  
• Bürger:innenrelevante Themen in den Eigenmedien werden sachlich und grundsätzlich ohne Darstellung von politischen Vertreter:innen in Wort oder Bild veröffentlicht. Ausnahmen sind Berichterstattung über demokratiepolitische Prozesse wie zB Budget, Gemeinderatskonstitution, Wahlen etc. oder Formate, die allen Stadtsenatsmitgliedern oder Fraktionen gleichwertigen Raum zu einem Thema geben.
  
  
• Redaktionelle Berichterstattung darf nicht zur allgemeinen Bewerbung von externen Unternehmen, Vereinen, Institutionen, Organisationen oder ähnlichen Einrichtungen genutzt werden. Berichte über deren Tätigkeiten sind nur zulässig, wenn ein klarer Bezug zur Stadt Graz, z. B. in Form einer Förderung oder einer aktiven Kooperation, besteht oder wenn sie einem thematischen Schwerpunkt der Stadt Graz in den Eigenmedien dienen. In diesem Fall können redaktionell auf den städtischen Kanälen Aktivitäten vorgestellt oder angekündigt werden, sofern ein hoher Nutzen für die Leser:innen gewährleistet ist. Es ist Aufgabe der Redaktion der Eigenmedien die passende Ausgestaltung sicherzustellen. Es obliegt auch der Redaktion der Eigenmedien, ob, wie und in welchem Ausmaß dies geschieht.

Die Abteilung für Kommunikation setzt die genannten Punkte im Sinne einer qualitätsvollen, aktuellen und nachhaltigen Bespielung sowie Weiterentwicklung der Eigenmedien im Detail um.

Zur Berücksichtigung kommunikativer Erfordernisse kann es notwendig sein, dass die Abteilung für Kommunikation Änderungen am Layout, an der medialen Ausgestaltung, am Umfang oder an den Terminen vornimmt, sofern dies im Rahmen des Abteilungsbudgets erfolgt.

4.2.2 Redaktionelle Entscheidungsprozesse

Themenanliegen für die städtischen Eigenmedien werden rechtzeitig von den zuständigen Pressereferent:innen der Ressorts sowie von den Kommunikationsverantwortlichen der Dienststellen eingebracht.

Anregungen zu Themen, Beiträgen oder Interviewpartner:innen werden entgegengenommen, unterliegen jedoch den redaktionellen Kriterien. Die Redaktion entscheidet eigenständig, ob und in welcher Form Inhalte berücksichtigt und aufbereitet werden. Dabei spielen unter anderem Faktoren wie kommunikativer Mehrwert, gesamtstädtische Relevanz, Zielgruppenansprache, Aktualität, Formatvorgaben sowie kanal- bzw. medienbezogene Gestaltungsmöglichkeiten eine Rolle (zB Seitenumfang, Beitragslänge, visuelle Umsetzbarkeit).

 Eine zentrale Aufgabe der Redaktion in der Abteilung für Kommunikation besteht unter anderem darin, bewusst die Perspektive der Bürger:innen einzunehmen. Ziel ist es, Inhalte, die aus der Innensicht der Dienststellen vorgeschlagen werden, im Hinblick auf ihre Aufbereitung und ihren Mehrwert für die Nutzer:innen zu prüfen und entsprechend zu gestalten.

4.2.3. Leitlinie für Bild, Video und Ton

• Es wird Wert auf die Verwendung von hochwertigen Bildern, Grafiken und Vertonungen gelegt, die in enger Zusammenarbeit mit regionalen Fotograf:innen und Medienproduzent:innen entstehen.
  
  
• Das Bildmaterial aus externen Bilddatenbanken wird möglichst reduziert, um die Authentizität und Originalität der Inhalte zu gewährleisten.
  
  
• Alle Bilder, Grafiken und Audioinhalte (einschließlich Vertonungen von Videos, Hörfunkspots und Podcasts) werden professionell bearbeitet und durch übersichtliche Infografiken bzw. passende Vertonungen ergänzt, um die Inhalte visuell und akustisch ansprechend und verständlich aufzubereiten.
  
  
• Die Redaktion behält sich das Recht vor, Bildmaterial, Grafiken oder Audioinhalte abzulehnen, wenn diese nicht den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen, und kann in solchen Fällen um qualitativ hochwertigere Versionen ersuchen.
  
  
• Gleichzeitig kommen - wo sinnvoll - moderne Methoden der Bildbearbeitung und
  -erstellung sowie der Audioproduktion zum Einsatz, beispielsweise KI-gestützte Tools.

4.2.4  Werbliche Inhalte und deren Abgrenzung zu redaktionelle Beiträgen

• Alle werblichen Einschaltungen wie Inserate, entgeltliche PR-Anzeigen etc. müssen eindeutig als „Entgeltliche Einschaltung", „Entgeltliche Information" oder „Bezahlte Anzeige" gekennzeichnet werden.
  
  
• Logos dürfen in entgeltlichen PR-Anzeigen oder bezahlten Einschaltungen verwendet werden, nicht in redaktionellen Beiträgen.
  
  
• Kostenlose PR-Anzeigen oder werbliche Einschaltungen von juristischen Personen oder Privatpersonen sind in den städtischen Eigenmedien nicht erlaubt.
  
  
• Städtische Abteilungen und Beteiligungen im Haus Graz sind gemäß dem Maßnahmenkatalog „Kommunales Plus" (Mai 2024) verpflichtet, Print-Inserate für das allgemeine Zielgebiet Graz und Graz-Umgebung vorrangig in der BIG - Bürger:inneninformation zu schalten, wenn rund um den Erscheinungstermin Kommunikationsmaßnahmen im Printbereich mit Grazer Haushaltsabdeckung geplant sind. Eine gleichlaufende Platzierung in externen, vergleichbaren Medien ist - falls erforderlich - erst im Anschluss zulässig.
  
  
• Städtische Abteilungen und Beteiligungen im Haus Graz können ein Jahreskontingent für Inserate in der BIG - Bürger:inneninformation buchen, das zu einem kostendeckenden Preis angeboten wird. Dieses Kontingent muss bis zum vereinbarten Jahresende vollständig genutzt werden, andernfalls verfällt es.
  
  
• Sonderelemente wie Tip-ons, Mäntel, Banderolen oder Beilagen in der BIG - Bürger:inneninformation dienen dazu, spezifische Inhalte der Stadt Graz besonders hervorzuheben und zielgerichtet zu bewerben. Die Kosten für diese Sonderwerbeformen werden von der Abteilung für Kommunikation übernommen und müssen der inhaltlichen und gestalterischen Linie der BIG - Bürger:inneninformation sowie dem Corporate Design der Stadt Graz entsprechen. Vor der Umsetzung ist jede geplante Werbemaßnahme von der zuständigen Dienststelle bei der jeweils zuständigen Stadtsenatsreferentin bzw. dem jeweils zuständigen Stadtsenatsreferenten zu beantragen. Die Abteilung für Kommunikation trifft die finale Entscheidung über den Einsatz von Sonderwerbeformen in Abstimmung mit der für die Abteilung für Kommunikation zuständigen politischen Stadtsenatsreferentin bzw. dem zuständigen politischen Stadtsenatsreferenten. 

4.3 Regelung für eigenständige Produktionen 

Die Abteilung für Kommunikation vertritt die Stadt Graz als Medieninhaberin und Herausgeberin der städtischen Eigenmedien. Alle städtischen Aktivitäten werden über diese kommuniziert. Bei Bedarf können Dienststellen eigene Kanäle betreiben. Die Genehmigung eigenständiger Formate wie Zeitungen, Websites, Social-Media-Kanäle, Podcasts, Apps etc. ist bei der Abteilung für Kommunikation einzuholen. Wenn eine Dienststelle Bedarf an solchen Formaten hat, sind die jeweils gültigen Richtlinien und Vorgaben einzuhalten.

Werden auf den zentralen städtischen Kanälen Aktualisierungen, zB hinsichtlich Screendesign, Corporate Design, Barrierefreiheit, technischer Ausgestaltung oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften vorgenommen, sind die Dienststellen verpflichtet, diese auch auf ihren eigenen Kanälen zeitnah - spätestens jedoch innerhalb eines Quartals - umzusetzen. Sollte nicht dasselbe technische System zum Einsatz kommen, so sind die Aktualisierungen jedenfalls in einer vergleichbaren Weise umzusetzen. Weiters sind die Dienststellen verpflichtet, den Nutzer:innen-Kreis für die Publikations- und Wartungssysteme der Eigenmedien aktuell zu halten und Übergaben bzw. Veränderungen an die Abteilung für Kommunikation zu melden.

Für jene Beteiligungen, in denen die Stadt Graz eine beherrschende Stellung innehat, stehen die bestehenden städtischen Kommunikationskanäle - wie etwa BIG - Bürger:inneninformation oder der Podcast „Grazgeflüster" - zur Verfügung. Planen Beteiligungen, eigene Kommunikationskanäle oder -maßnahmen mit vergleichbarer Ausrichtung zu bereits etablierten städtischen Formaten zu entwickeln oder zu betreiben, ist hierfür vorab die Genehmigung der Abteilung für Kommunikation einzuholen, um Synergien sicherzustellen und parallele Strukturen zu vermeiden. Von dieser Regelung ausgenommen sind Kommunikationskanäle oder -maßnahmen, die der Vermarktung der eigenen Produkte, Services oder Dienstleistungen dienen, um die Leistungs- und Handlungsfähigkeit sowie die Positionierung im Wettbewerb sicherzustellen.

Erst nachdem alle relevanten Fragen im Vorfeld mit der Abteilung für Kommunikation geklärt wurden, wird eine Entscheidung getroffen. Die folgenden Fragen sind dabei abzuklären:

• Was ist das Ziel und wer die Zielgruppe des Formats?
  
  
• Welche Inhalte sollen vermittelt werden und in welchem Zeitraum?
  
  
• Welche Kanäle sollen genutzt werden?
  
  
• Wer ist für die Erstellung und laufende Aktualisierung verantwortlich
  
  
• Wie wird die Erfolgskontrolle durchgeführt?
  
  
• Wie unterscheidet sich das gewünschte Medium von einem bestehenden Kanal?
  
  
• Kann die Zielgruppe kostengünstig über die bestehenden städtischen Eigenmedien erreicht werden?

Im Hinblick auf die Nutzer:innenorientierung evaluiert die Abteilung für Kommunikation regelmäßig die Effektivität der eingesetzten Formate aller Dienststellen und ist im Sinne einer effizienten Mittelverwendung die Genehmigung für eigenständige Formate zur Kommunikation städtischer Inhalte auch explizit berechtigt zu widerrufen.

§ 5 Städtische Werbemaßnahmen

Die städtischen Werbemaßnahmen erfolgen unter Beachtung der Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit sowie im Einklang mit den rechtlichen und organisatorischen Vorgaben, um eine transparente und konsistente Außendarstellung der Stadt Graz sicherzustellen.

5.1 Rahmenbedingungen für Werbemaßnahmen der städtischen Kommunikation

Die Bestimmungen des MedKF-TG und die Verordnung der Steiermärkischen Landesregierung vom 28. Juni 2012, LGBI. Nr. 57/2012, mit der Richtlinie über Ausgestaltung und Inhalt entgeltlicher Veröffentlichungen von Rechtsträgern des Landes und der Gemeinden erlassen werden, sind umzusetzen. Für die Ausgestaltung und den Inhalt von Veröffentlichungen gelten folgende Punkte:

5.1.1 Unterscheidbarkeit

Bei der Beauftragung einer Veröffentlichung ist der:die Auftragnehmer:in vertraglich dazu zu verpflichtet, eine eindeutige Kennzeichnung vorzunehmen. Veröffentlichungen gemäß
§ 2 Abs. 1 Z 2 MedKF-TG sind so zu gestalten, dass eine Verwechslung mit dem redaktionellen Teil des Mediums ausgeschlossen ist. Dies erfolgt unter deutlich sichtbarer Kennzeichnung als „Entgeltliche Einschaltung", „Entgeltliche Information" oder „Bezahlte Anzeige".

5.1.2 Eindeutiger inhaltlicher Bezug zur Tätigkeit

Im Sinne von § 3a Abs. 1 erster Satz iVm Abs. 2 Z 2 MedKF-TG muss bei einer Veröffentlichung der inhaltliche Zusammenhang mit dem Wirkungsbereich eines Rechtsträgers oder der Bezug zur Tätigkeit dieses Rechtsträgers eindeutig gegeben sein. Zu diesem Zweck dürfen Veröffentlichungen ausschließlich jener Aufgaben thematisieren, die zum Aufgabenbereich des Rechtsträgers zählen. Dazu zählen auch Tätigkeiten, die erst nach abgeschlossenem Gesetzgebungsverfahren zu einem späteren Zeitpunkt in Wirksamkeit treten, wie etwa Informationen über den Inhalt von Begutachtungsentwürfen und Regierungsvorlagen.

Bei entgeltlichen Veröffentlichungen gilt darüber hinaus ein Verbot der Abbildung und namentlichen Nennung nachfolgender Personen:

• Mitglieder der Stadtregierung und des Grazer Gemeinderates
  
  
• Abteilungsleiter:innen des Magistrats
  
  
• Geschäftsführer:innen der Eigenbetriebe
  
  
• Mitglieder des Bezirksrates
  
  
• erste Leitungsebene in den Beteiligungen des Hauses Graz

Weiters ist den Dienststellen die Zusammenarbeit im Bereich der Mediaplanung in nachstehenden Punkten untersagt:

• Publikationen von politischen Parteien und deren Vorfeldorganisationen
  
  
• Medien, Kanäle mit Inhalten, die strafrechtlich relevant sind (zB Verhetzung,
  Wiederbetätigung ...)
  
  
• Medien, Kanäle, die Menschen im Zusammenhang mit bestimmten Merkmalen wie zB Geschlecht, Hautfarbe, ethnischer oder sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Sprache, Religion, Weltanschauung diskriminieren.

5.1.3 Sachinformation und konkretes Informationsbedürfnis der Allgemeinheit

Bei einer Veröffentlichung muss der inhaltliche Zusammenhang mit dem Wirkungsbereich der Stadt Graz oder der Bezug zu ihrer Tätigkeit eindeutig gegeben sein. Das können sein:

(1)   Im Wege von Veröffentlichungen darf ausschließlich Sachinformation vermittelt werden. In Veröffentlichungen ist daher die ausschließliche oder auch nur teilweise Vermarktung der Tätigkeit von Rechtsträgern untersagt. Eine „Vermarktung" liegt insbesondere dann vor, wenn die Veröffentlichung überwiegend der Imagepflege der Rechtsträger dient.

(2)   Die transportierte Sachinformation muss entweder der Deckung eines konkreten und aktuellen Informationsbedürfnisses der Allgemeinheit dienen oder sonst einen feststellbaren potenziellen Nutzen für den Adressat:innenkreis der Veröffentlichung bei Verwertung der Sachinformation vermitteln. Dies gilt auch für die Bezugnahme auf vergangene, gegenwärtige oder aktuell zukünftige Tätigkeiten von Rechtsträgern.

(3)   Als nach Abs. 1 und 2 zulässige Veröffentlichungen gelten insbesondere Informationen über:

1. die rechtliche Zuständigkeit eines Rechtsträgers für bestimmte Lebensbereiche der Bürger:innen,
   
   
2. Informationen über gesetzliche Bestimmungen einschließlich bevorstehender oder bereits erfolgter Änderungen im Wirkungsbereich eines Rechtsträgers,
   
   
3. Serviceangebote des Rechtsträgers,
   
   
4. Verbesserungen im Angebot bei Tätigkeiten und Servicefunktionen des Rechtsträgers,
   
   
5. Arbeitsplatzangebote,
   
   
6. barrierefreie Zugänge zu den Angeboten des Rechtsträgers,
   
   
7. Hilfestellungen für Bürger:innen in bestimmten Lebenslagen,
   
   
8. Informationen, die im öffentlichen Interesse sind und innerhalb des Wirkungsbereichs eines Rechtsträgers liegen.

5.2 Operativer Ablauf

Die Steuerung und Umsetzung kommunikativer Maßnahmen erfolgt zentral, um eine konsistente Außendarstellung sowie eine effiziente Nutzung der verfügbaren Ressourcen sicherzustellen. Dabei werden Prozesse klar definiert und Verantwortlichkeiten gebündelt, um eine reibungslose Abwicklung und die Einhaltung strategischer Vorgaben zu gewährleisten.

5.2.1 Zentrale Planung und Budgetierung von Werbemaßnahmen

Die Abteilung für Kommunikation budgetiert und koordiniert sämtliche nach MedKF-TG meldepflichtigen Medienschaltungen für die Dienststellen des Magistrats.

Gemäß dem Maßnahmenkatalog „Kommunales Plus" vom Mai 2024 werden damit alle Kampagnen- und Medienschaltungen, die von Dienststellen oder über deren externe Agenturen geplant sind, zentral über die Abteilung für Kommunikation finanziert und abgewickelt. Dies gewährleistet eine einheitliche Steuerung und ermöglicht die gesamtstädtische Planung und Budgetierung.

Print, Hörfunk, Out-of-Home-Werbung, TV und digitale Werbeformate etc. werden ausschließlich über die Abteilung für Kommunikation gebucht. Dies verhindert parallele Buchungen durch verschiedene Organisationseinheiten, erhöht die Transparenz der Medienleistungen und sichert für alle Dienststellen günstige Konditionen.

Ausgenommen davon sind lediglich Social Media Ads, die von Dienststellen auf ihren eigenen Social-Media-Kanälen gebucht werden. Diese Buchungen werden direkt von der jeweiligen Dienststelle budgetiert und vorgenommen, müssen jedoch vor der Schaltung im Rahmen des Freigabeprozesses für die Sujets in die interne Service- und Meldeplattform der Abteilung für Kommunikation zur Prüfung hochgeladen werden. Parallel dazu muss ein Schaltungsplan an kommunikation@stadt.graz.at zur Genehmigung übermittelt werden.

Zur vorausschauenden Planung sind die Dienststellen zukünftig verpflichtet, bis zum
1. Oktober des laufenden Jahres ihre geplanten Kommunikationsmaßnahmen für das folgende Jahr schriftlich an die Abteilung für Kommunikation (kommunikation@stadt.graz.at) zu übermitteln. Für das Jahr 2026 gilt aufgrund der Umstellung eine spätere Meldefrist, und zwar bis zum 1. Dezember 2025. Dabei sind die angestrebten Ziele, Zielgruppen, Kommunikationskanäle, die geplanten Ausgaben sowie potenzielle Vertragspartner:innen (zB Agenturen) anzugeben.

Zur effektiven Priorisierung werden die verfügbaren Ressourcen der Abteilung für Kommunikation anhand der Dringlichkeit, Relevanz und strategischen Bedeutung der Maßnahmen zugeteilt. Die nachfolgenden Kriterien werden gemeinsam mit der jeweiligen Dienststelle besprochen, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage sicherzustellen.

• Gesetzliche Verpflichtung:
  Ist die Kampagne oder Medienbuchung gesetzlich vorgeschrieben oder fristgebunden?
  
  
• Dringlichkeit und Gefährdung:
  Betrifft die Kampagne oder Medienbuchung Notfälle wie Evakuierungswarnungen, Gesundheitskrisen (zB Pandemien), Naturkatastrophen (zB Hochwasserwarnungen) oder Sicherheitsmaßnahmen im Zusammenhang mit Großveranstaltungen etc.?
  
  
• Breitenwirkung:
  Wie viele Bürger:innen sind direkt betroffen oder müssen informiert werden?
  
  
• Strategische Bedeutung:
  Unterstützt die Kampagne oder Medienbuchung zentrale Stadtentwicklungsziele (zB Klimaschutz, Mobilität, soziale Gerechtigkeit)?
  
  
• Effizienz und Kosten-Nutzen-Analyse:
  Ist die Kampagne oder Medienbuchung kosteneffizient und erzielt sie eine hohe Wirkung im Verhältnis zum Budget?
  
  
• Synergien mit bestehenden Kampagnen:
  Lässt sich das Thema in eine bereits laufende oder geplante Maßnahme integrieren?
  
  
• Gesellschaftliche Sensibilität:
  Ist das Thema brisant oder besonders relevant für die öffentliche Wahrnehmung?
  
  
• Positive Wahrnehmung der Stadtverwaltung:
  Trägt die Maßnahme dazu bei, das Ansehen der Stadtverwaltung zu stärken - etwa durch die Darstellung von Servicequalität, Innovationskraft, Arbeitsplatzentwicklung oder von anderen Leistungen im Sinne des Gemeinwohls?

Ist dies nicht der Fall, ist zu prüfen, ob sie in der redaktionellen Berichterstattung der städtischen Eigenmedien Berücksichtigung finden können.

Im Rahmen der notwendigen Überführung der budgetären Mittel von den bisher finanzierenden Fachdienststellen zur Abteilung für Kommunikation wird der Durchschnitt der nach Medienkooperations- und -förderungs-Transparenzgesetz - MedKF-TG meldepflichtigen Ausgaben der Fachdienststellen der Jahre 2023/2024/2025 ermittelt und der Abteilung für Kommunikation ab 2026 zugerechnet. Dies erfolgt über die Finanzdirektion.

Nach der erfolgten Meldung aller Dienststellen lässt der:die Bürgermeister:in im Stadtsenat kollegial die Jahreshöchstsumme für meldepflichtige Ausgaben der Dienststellen beschließen. Auf dieser Grundlage nimmt die Abteilung für Kommunikation die Einteilung der zur Verfügung stehenden Mittel vor, wobei eine Reserve in der Höhe von zumindest 10 % zur flexiblen Reaktion auf einen kurzfristig notwendigen unterjährigen Kommunikationsbedarf vorzusehen ist. Nach dem MedKF-TG meldepflichtige Kommunikationsmaßnahmen, die unterjährig von den Fachdienststellen geplant und gewünscht sind, sind umgehend in gewohnter Weise bei der Abteilung für Kommunikation einzumelden. Die dafür vorgesehenen finanziellen Mittel sind seitens der Fachdienststelle an die Abteilung für Kommunikation zu transferieren. Diese bringt anschließend einen entsprechenden ergänzenden Antrag in den Stadtsenat ein. Nach Beschluss erfolgt die operative Umsetzung. Umgehungsgeschäfte seitens der Dienststellen des Magistrats in Form von Service-Level-Agreements, Gesellschafter:innenbeschlüssen oder ähnlichen Konstruktionen sind unzulässig.

5.2.2 Informationspflicht bei Kampagnen gegenüber dem Stadtsenat

Kampagnen aller Dienststellen müssen vor ihrem Start verpflichtend dem Stadtsenat zur Kenntnis gebracht werden (Geschäftsordnung für den Stadtsenat, Anhang A, Ziffer 51). Für die Dienststellen der Stadt Graz erfolgt diese Meldung automatisch durch die Abteilung für Kommunikation, nachdem die Kampagne dort beantragt, budgetiert und genehmigt wurde.

Organisationseinheiten und Beteiligungen des Hauses Graz, in denen die Stadt Graz eine beherrschende Stellung innehat, sind ebenso verpflichtet, ihre Kampagnen dem Stadtsenat zur Kenntnis zu bringen. Diese Meldung muss rechtzeitig an die Abteilung für Kommunikation gemäß dem Leitfaden „Kampagnen der Stadt Graz" erfolgen, damit die notwendige Information vor einer Beauftragung von Medien- und Dienstleistungsunternehmen erfolgt.

Die Abteilung für Kommunikation stellt hierzu den Leitfaden „Kampagnen der Stadt Graz" zur Verfügung, der alle relevanten Vorgaben und Verfahren enthält.

5.2.3 Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen

Die Abteilung für Kommunikation unterstützt die Dienststellen der Stadt Graz bei der Umsetzung von Maßnahmen der städtischen Kommunikation mithilfe externer Dienstleister:innen wie Werbe- und PR-Agenturen, Medien oder Hochschulen.

Zu Beginn der Planungsphase hat die Dienststelle bereits im Vorfeld die Ziele, Zielgruppen, geplanten Ausgaben sowie die vorgesehenen Vertragspartner:innen - sowohl externe als auch interne Dienstleister:innen aus dem Kommunikationsbereich im Haus Graz - schriftlich mit der Abteilung für Kommunikation abzustimmen. Dabei ist sicherzustellen, dass die Urheber:innenrechte und die damit zusammenhängenden Rechte der Stadt Graz gewahrt bleiben. Zudem müssen Gender- und Diversity-Aspekte sowie Barrierefreiheit in der Kommunikation berücksichtigt werden.

Das übergeordnete Ziel besteht darin, bei Ressourcenkonflikten eine Priorisierung von Projekten sicherzustellen. Gleichzeitig werden die Entwicklung und Umsetzung von redundanten Kommunikationsmaßnahmen oder -instrumenten und damit Kosten für die Stadt Graz und ihre Dienststellen vermieden.

Die Abteilung für Kommunikation gibt in der Regel innerhalb von drei Arbeitstagen eine Rückmeldung.

5.3 Meldepflicht

Das MedKF-TG sieht Bekanntgabepflichten zu Medienkooperationen und -förderungen für Rechtsträger vor, die der Kontrolle des Rechnungshofes des Bundes unterliegen.

Rechtsgrundlage: MedKF-TG, idF BGBl. I Nr. 50/2023,
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20007610&FassungVom=2024-01-01

Die Abteilung für Kommunikation ist die koordinierende und meldende Stelle für die Meldepflichten nach dem Medienkooperations- und -förderungs-Transparenzgesetz - MedKF-TG für die Stadt Graz.

Meldepflichtige Werbemaßnahmen sind in jenem Halbjahr bekanntzugeben, in dem diese erscheinen. Kommunikation, die über die jeweilige Halbjahresmeldung hinausgeht, muss entsprechend abgegrenzt werden.

Im Sinne einer strukturierten Vorgehensweise innerhalb der dezentralen Organisationsstruktur der Stadt Graz ist der Abteilung für Kommunikation bis jeweils spätestens zum Monatsende Meldung zu erstatten, wenn die folgenden Maßnahmen für den abgelaufenen Monat noch nicht über die interne Service- und Meldeplattform im Mitarbeiter:innenportal der Stadt Graz übermittelt wurden, wobei die folgenden Punkte beachtet werden müssen.

5.3.1 Meldepflichtige Mediengattungen

Nettobeträge, die für Werbemaßnahmen, Werbeaufträge und sonstige bezahlte Veröffentlichungen aufgewendet wurden, sind meldepflichtig. Dies betrifft:

• Fernsehen, Hörfunk, Print, Online-Auftritte (Website, App, Video, soziales Netzwerk, Games, Text, Audio, Sonstiges)
• Out-of-Home-Werbung (Plakat, Verkehrsmittel, digitaler Screen, Bande, flächengebende Ausstattung, Kino, Sonstiges)

5.3.2 Gesamtheitliche Rechtsträgerbetrachtung

Übersteigt die Gesamtsumme des von einem Rechtsträger für Werbeleistungen innerhalb eines Halbjahres geleisteten Entgelts den Nettobetrag von 10.000 Euro, so ist zusätzlich das jeweilige Sujet der Werbeleistung im Wege der Webschnittstelle zu veröffentlichen. Die auf die einzelnen Sujets entfallenden Entgelte pro Medium sind entsprechend bekanntzugeben. Um dies zu gewährleisten, ist es erforderlich, dass sämtliche Sujets im vorgegebenen Dateiformat der Abteilung für Kommunikation über die interne Service- und Meldeplattform im Mitarbeiter:innenportal der Stadt Graz zur Verfügung gestellt werden, da die Rechtsträger in ihrer Gesamtheit betrachtet werden.

5.3.3 Berichtspflichten bei Kampagnen ab 150.000Euro Werbevolumen

Seitens der Abteilung für Kommunikation ist ein Bericht über die jeweilige Werbekampagne zu erstellen und auf graz.at zehn Jahre lang ständig und leicht auffindbar bereitzustellen.

5.3.4 Wirkungsanalyse bei Kampagnen ab 1.000.000 Euro Werbevolumen

Bei Kampagnen mit einem Werbevolumen ab 1.000.000 Euro ist seitens der Abteilung für Kommunikation zusätzlich zur Veröffentlichungspflicht binnen sechs Monaten eine Wirkungsanalyse der Werbekampagne durchzuführen und deren Ergebnisse auf graz.at zehn Jahre lang ab Veröffentlichung der letzten Werbeleistung ständig und leicht auffindbar bereitzustellen.

5.3.5 Nettobeträge für den Wer der Leistungen aufgrund von Medienkooperationen

Weiters ist bei Medienkooperationen mit den Medienpartner:innen vertraglich ausdrücklich festzuhalten, ob, wann, in welcher Weise und für welchen Betrag Veröffentlichungen als mediale Gegenleistungen im Rahmen der Medienkooperation erbracht werden, um diese entsprechend in Nettobeträgen melden zu können.

5.3.6 Förderungen an Medieninhaber:innen

Förderungen an Medieninhaber:innen periodischer Medien in der Höhe des Gesamtbetrags derselben sind ebenso zu melden. Meldepflichtig ist der Betrag der Förderungszusage im jeweiligen Halbjahr.

5.3.7 Meldungen bei externer Abwicklung

Abwicklung und Koordination einer Medienkooperation durch externe Rechtsträger
(zB Agenturen, Vereine etc.) für eine Dienststelle der Stadt Graz mit städtischen finanziellen Mitteln sind ebenfalls meldepflichtig. Zum Beispiel Werbeaufträge von diesen externen Rechtsträgern für städtische Projekte, die aus städtischen Mitteln finanziert werden

Falls die Abteilung für Kommunikation sämtliche in Punkt 5 genannten Aktivitäten für die auftraggebende Dienststelle abgewickelt hat, genügt eine kurze schriftliche Mitteilung darüber.

Die Dienststellen sind verantwortlich, dass sämtliche Informationen für Meldungen nach MedKF-TG fristgerecht und vollinhaltlich an die Abteilung für Kommunikation übermittelt werden.

§6 Städtische Mitarbeiter:inneninformation

Die Abteilung für Kommunikation trägt die übergeordnete Verantwortung für die strategische Steuerung der internen Kommunikation. Sie stellt geeignete Plattformen und Kanäle wie die Mitarbeiter:innenzeitung „imTeam", das Mitarbeiter:innenportal und bei Bedarf Livestreams zur Verfügung und koordiniert redaktionelle Inhalte. Weitere Kanäle, die von Dienststellen speziell für ihre Mitarbeiter:inneninformation genutzt werden möchten - wie Cloudservices, Messagestreams, Newsletter, Apps und ähnliche Plattformen -, müssen von den zuständigen Stellen gemäß den geltenden Richtlinien hinsichtlich der in Punkt 2 angeführten Themen geprüft und von den zuständigen Magistratsstellen genehmigt werden, um eine ordnungsgemäße Nutzung sicherzustellen.

Zur operativen Umsetzung der internen Kommunikation tragen weitere Stellen Verantwortung. Ihre jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten gestalten sich wie folgt:

• Abteilungsleiter:innen kommunizieren innerhalb ihrer Abteilung und sind verpflichtet, die bereichsrelevanten Informationen an ihre Mitarbeiter:innen weiterzugeben. Sie haben sicherzustellen, dass diese über aktuelle Themen informiert sind.
• Kommunikationsverantwortliche in den Abteilungen können die Kommunikation im Namen der Abteilungsleiter:innen übernehmen und Beiträge auf den relevanten internen Plattformen veröffentlichen.
• Die Personalvertretung kommuniziert Themen rund um Mitarbeiter:innen-Incentives eigenständig über die internen Kanäle.
• Die Kommunikation allgemeiner Verwaltungsthemen an alle Mitarbeiter:innen der Dienststellen bzw. vom Haus Graz sind über die Instrumente der Mitarbeiter:innenkommunikation für Dienststellen über die Kommunikationsverantwortlichen möglich (z.B Präsidialerlässe, Impfaktionen für Mitarbeiter:innen etc.). Personalisierte Direktkommunikation über Email, Brief, Webex o.ä. bedarf der Genehmigung durch den:die Bürgermeister:in. Diese Genehmigung kann gegebenenfalls für definierte Themenfelder an den:die Magistratsdirektor:in oder die Abteilung für Kommunikation delegiert werden.

Personen, die berechtigt sind, offizielle Mitteilungen auf internen Plattformen zu veröffentlichen, sind zugleich verpflichtet, die Inhalte aktuell zu halten und auf Anfragen im jeweiligen Fachbereich zu reagieren.

Gleichzeitig sind alle Mitarbeiter:innen angehalten, sich aktiv mit den bereitgestellten Informationen auseinanderzusetzen und sich an den vorhandenen Kommunikationskanälen zu beteiligen.

6.1 Mitarbeiter:innenzeitung "im Team"

Die „imTeam" wird von der Abteilung für Kommunikation der Stadt Graz und der Holding Graz -Marketing gemeinsam inhaltlich und grafisch gestaltet. Ziel dieser Publikation ist es, alle Mitarbeiter:innen des Hauses Graz regelmäßig über relevante Entwicklungen, Projekte und Ereignisse zu informieren und den internen Austausch zu fördern.

Die „imTeam" fungiert als zentrales Informationsmedium für die Mitarbeiter:innen. Sie bietet einen umfassenden Überblick über aktuelle Entwicklungen, Projekte und Erfolge innerhalb des Hauses Graz.

Mitarbeitende aus den Dienststellen sowie den städtischen Beteiligungen sind im Rahmen des Redaktionsprozesses eingeladen, Themenvorschläge einzureichen und so aktiv an der Gestaltung der Mitarbeiter:innenzeitung mitzuwirken. Konkret können Abteilungsleiter:innen oder in deren Vertretung Kommunikationsverantwortliche Themenvorschläge in der Abteilung für Kommunikation einbringen.

6.2 Mitarbeiter:innenportal 

Die Abteilung für Kommunikation koordiniert das Mitarbeiter:innenportal in Zusammenarbeit mit zahlreichen Dienststellen und stellt gemeinsam die technischen Voraussetzungen für die Nutzung sicher. Durch die dezentrale Öffentlichkeitsarbeit im Magistrat erfassen und verwalten die Dienststellen eigenständig die Beiträge, die für die Veröffentlichung im Mitarbeiter:innenportal vorgesehen sind. Die Abteilung für Kommunikation sorgt dafür, dass die technischen Anforderungen erfüllt werden, um eine reibungslose Integration und Veröffentlichung der Inhalte zu gewährleisten.

6.3 Livestreams

Im Anlassfall koordiniert die Abteilung für Kommunikation Livestreams für die Mitarbeiter:innenkommunikation. Diese werden genutzt, um schnell und effektiv Informationen in Echtzeit oder nach Bedarf an die Mitarbeiter:innen zu übermitteln, wenn dies erforderlich ist. Die Abteilung für Kommunikation sorgt dafür, dass die technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt werden und dass alle Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Vorgaben gemäß den geltenden Richtlinien eingehalten werden. Sie stellt zudem die ordnungsgemäße Einrichtung und Steuerung dieser Kanäle sicher.

§7 Projektbegleitung

Die Abteilung für Kommunikation ist bei allen öffentlichkeitswirksamen Projekten, deren Absolutbetrag 500.000 Euro übersteigt, beizuziehen. Dies dient dem Zwecke der Planung von Maßnahmen begleitender städtischer Kommunikation und zur Aufnahme kommunikativer Aspekte in die Vergabe- bzw. Leistungskriterien.

§8 Inkrafttreten

Die Richtlinie für städtische Kommunikation vom 16. Oktober 2025 tritt mit 1. Jänner 2026 in Kraft. Gleichzeitig treten die Richtlinien für städtische Kommunikation KOM. 003013/2004/0004 vom 14. Dezember 2023 außer Kraft.