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Richtlinie für städtische Kommunikation

GZ KOM. 003013/2004/0004


Richtlinie
 des Gemeinderates vom 14.12.2023 für städtische Kommunikation

Auf Grund des § 45 Abs. 6 des Statutes der Landeshauptstadt Graz, LGBl Nr.130/1967 idF LGBl Nr. 118/2021 wird beschlossen:


§ 1 Geltungs- und Anwendungsbereich


Diese Richtlinie gilt für alle Abteilungen und Eigenbetriebe der Stadt Graz - im Weiteren als Dienststellen bezeichnet - und politischen Büros. Ausgenommen vom Anwendungsbereich der Richtlinie sind die Gemeinderatsklubs, unbeschadet gelten jedoch gesetzliche Regelungen.

Die Paragraphen 6 und 7.1. gelten auch für Beteiligungen der Stadt Graz (Organisationseinheiten des Hauses Graz) und müssen von den jeweils ermächtigten Eigentümervertreter:innen zur Umsetzung gebracht werden.

Die Abteilung für Kommunikation ist beauftragt, alle Bürger:innen und Mitarbeiter:innen über Produkte, Services und Dienstleistungen etc. der Stadt Graz informiert zu halten. Dabei werden städtische Kanäle wie zB graz.at, Social Media oder die städtische Zeitung BIG (Bürger:inneninformation Graz) genutzt.

Darüber hinaus werden von der Stadt Graz Kommunikations- und Bürger:innen-informationsmaßnahmen auf vielfältige Weise vorgenommen. Als Anwendungsbereiche gelten insbesondere:

  • Drucksorten wie Berichte, Plakate, Informationsbroschüren etc.
  • Mediaplanung und -buchung (Einzelbuchungen, Kampagnen) in Print, Digital, Radio, TV, Außenwerbung, Social Media, Suchmaschinen-Marketing etc.
  • Werbemittel für Print, Digital, Radio, TV, Außenwerbung, Social Media, In-Game-Advertising etc.
  • Online- und andere digitale Kommunikationsprojekte
  • Werbe- und Streuartikel
  • Fahnen
  • Umsetzung Sponsoring
  • Events
  • Bild-, Podcast- und Videoproduktionen
  • Maßnahmen im Rahmen von Baustellen-Informationen
  • Auswahl und Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen und Agenturen für Tätigkeiten und Arbeiten in den genannten Bereichen


§ 2 Ziele der Richtlinie

  • Professionelle Kommunikation durch abteilungsübergreifende Koordination, ggf. auch das gesamte Haus Graz umfassend
  • Höhere Wirkung durch effiziente Kommunikationsabläufe
  • Optimierung des Ressourceneinsatzes
  • Transparente Budget- und Kostendokumentation
  • Einheitliches Erscheinungsbild
  • Erfüllung der Meldepflichten nach Medienkooperations- und -förderungs-Transparenzgesetz (MedKF-TG)


§ 3 Kommunikationsverantwortung


Diese Richtlinie ist die verbindliche Grundlage für die Planung und Umsetzung der städtischen Kommunikation. Die Abteilung für Kommunikation ist mit der Umsetzung dieser Richtlinie beauftragt und Ansprechstelle für alle Bereiche der städtischen Kommunikation. Ausgenommen davon ist die Pressearbeit gemäß Geschäftsordnung für den Magistrat Punkt 14.2.Die Dienststellenleitungen sind für die Einhaltung der Richtlinie in ihrem Wirkungsbereich verantwortlich. Darüber hinaus sind ergänzende Vorgaben und Leitfäden zur Anwendung zu bringen. Jeweils aktuelle Versionen befinden sich am Mitarbeiter:innenportal. Beispiele dafür sind:
 

  • Corporate Design

  • Kampagnen der Stadt Graz
  • Leitfaden für die Öffentlichkeitsarbeit in Sozialen Netzwerken inkl. CD-Vorgaben
  • Trauerkommunikation
  • Geschäftsdrucksorten und Präsentationsmedien
  • Kommunikation in sozialen Medien
  • Styleguide
  • Videoproduktionen
  • Werbelinie


§ 4 Planung und Budgetierung


Zu Steuerungs- und Verhandlungszwecken von Konditionen sind alle Maßnahmen der städtischen Kommunikation, die von den Dienststellen für das jeweils nächste Jahr geplant werden, im Rahmen einer Vorschau bis 15. Dezember des laufenden Jahres, der Abteilung für Kommunikation, kommunikation@stadt.graz.at, schriftlich zu melden.

Dabei sind die Ziele, Zielgruppen, Kommunikationskanäle, geplanten Ausgaben für die Maßnahmen sowie angedachte Vertragspartner:innen wie zB Agenturen für die Durchführung bekanntzugeben. Alle danach entstehenden Maßnahmen der Kommunikation sind umgehend der Abteilung für Kommunikation in gewohnter Weise zu melden.

Um Synergieeffekte zu nutzen, ist die Abteilung für Kommunikation für die strategische Planung, Festsetzung einheitlicher Standards, Preisverhandlungen, die Mediaplanung und externe Mediabestellung sowie Medienkooperationen zuständig.


§ 5 Einheitliches Erscheinungsbild


Um einen einheitlichen und konsistenten Auftritt der Stadt Graz zu gewährleisten, sind das Corporate Design sowie aktuelle Styleguides der Stadt Graz bei sämtlichen Maßnahmen der städtischen Kommunikation verbindlich einzuhalten. Die jeweils aktuelle Version befindet sich am Mitarbeiter:innenportal.

Weiterführende ergänzende Elemente wie Visuals müssen von der Abteilung für Kommunikation schriftlich freigegeben werden. Sonderdesign-Linien werden nur für einen begrenzten Zeitraum, eine bestimmte Zielsetzung und eine klar definierte Zielgruppe zugelassen. Dafür ist eine Genehmigung der Bürgermeisterin erforderlich. Die Beantragung von Sonderdesign-Linien muss schriftlich in der Abteilung für Kommunikation, kommunikation@stadt.graz.at, mit einem entsprechenden Konzept vorab erfolgen.

Corporate Wording Vorgaben sind in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden.


§ 6 Rahmenbedingungen für Maßnahmen der städtischen Kommunikation


Die Bestimmungen des MedKF-TG und die Verordnung der Steiermärkischen Landesregierung vom 28. Juni 2012, LGBl. Nr. 57/2012, mit der Richtlinien über Ausgestaltung und Inhalt entgeltlicher Veröffentlichungen von Rechtsträgern des Landes und der Gemeinden erlassen werden, sind umzusetzen:

Für die Ausgestaltung und den Inhalt von Veröffentlichungen gilt:

1.      Unterscheidbarkeit

Bei der Beauftragung einer Veröffentlichung ist der:die Auftragnehmer:in vertraglich dazu zu verpflichten, eine eindeutige Kennzeichnung vorzunehmen. Veröffentlichungen gemäß
§ 2 Abs. 1 Z 2 MedKF-TG sind so zu gestalten, dass eine Verwechslung mit dem redaktionellen Teil des Mediums ausgeschlossen ist. Dies erfolgt unter deutlich sichtbarer Kennzeichnung als „Entgeltliche Einschaltung", „Entgeltliche Information" oder „Bezahlte Anzeige".

2.      Eindeutiger inhaltlicher Bezug zur Tätigkeit (§ 3 der oben zitierten RL)

Im Sinne von § 3a Abs. 1 erster Satz iVm Abs. 2 Z 2 MedKF-TG muss bei einer Veröffentlichung der inhaltliche Zusammenhang mit dem Wirkungsbereich eines Rechtsträgers oder der Bezug zur Tätigkeit dieses Rechtsträgers eindeutig gegeben sein. Zu diesem Zweck dürfen Veröffentlichungen ausschließlich jene Aufgaben thematisieren, die zum Aufgabenbereich des Rechtsträgers zählen. Dazu zählen auch Tätigkeiten, die erst nach abgeschlossenem Gesetzgebungsverfahren zu einem späteren Zeitpunkt in Wirksamkeit treten, wie etwa Informationen über den Inhalt von Begutachtungsentwürfen und Regierungsvorlagen.

Bei entgeltlichen Veröffentlichungen gilt darüber hinaus ein Verbot der Abbildung und namentlichen Nennung nachfolgender Personen:

  • Mitglieder der Stadtregierung und des Grazer Gemeinderates
  • Abteilungsleiter:innen des Magistrats
  • Geschäftsführer:innen der Eigenbetriebe
  • Mitglieder des Bezirksrates
  • Erste Leitungsebene in den Beteiligungen des Hauses Graz 

Weiters ist den Dienststellen die Zusammenarbeit im Bereich der Mediaplanung in nachstehenden Punkten untersagt:

  • Publikationen von politischen Parteien
  • Medien, Kanäle mit Inhalten, die strafrechtlich relevant sind (zB Verhetzung, Wiederbetätigung ...)
  • Medien, Kanäle, die Menschen im Zusammenhang mit bestimmten Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Hautfarbe, ethnischer oder sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Sprache, Religion, Weltanschauung, usw. diskriminieren.

Bei einer Veröffentlichung muss der inhaltliche Zusammenhang mit dem Wirkungsbereich der Stadt Graz oder der Bezug zu ihrer Tätigkeit eindeutig gegeben sein. Das können sein:

3.      Sachinformation und konkretes Informationsbedürfnis der Allgemeinheit (§4 der oben zitierten RL)

(1)   Im Wege von Veröffentlichungen darf ausschließlich Sachinformation vermittelt werden. In Veröffentlichungen ist daher die ausschließliche oder auch nur teilweise Vermarktung der Tätigkeit von Rechtsträgern untersagt. Eine „Vermarktung" liegt insbesondere dann vor, wenn die Veröffentlichung überwiegend der Imagepflege der Rechtsträger dient. 

(2)   Die transportierte Sachinformation muss entweder der Deckung eines konkreten und aktuellen Informationsbedürfnisses der Allgemeinheit dienen oder sonst einen feststellbaren potentiellen Nutzen für den Adressatenkreis der Veröffentlichung bei Verwertung der Sachinformation vermitteln. Dies gilt auch bei der Bezugnahme auf vergangene, gegenwärtige oder aktuell zukünftige Tätigkeiten von Rechtsträgern. 

(3)   Als nach Abs. 1 und 2 zulässige Veröffentlichungen gelten insbesondere Informationen über: 

  1. die rechtliche Zuständigkeit eines Rechtsträgers für bestimmte Lebensbereiche der Bürger: innen
  2. Informationen über gesetzliche Bestimmungen einschließlich bevorstehender oder bereits erfolgter Änderungen im Wirkungsbereich eines Rechtsträgers,
  3. Serviceangebote des Rechtsträgers,
  4. Verbesserungen im Angebot bei Tätigkeiten und Servicefunktionen des Rechtsträgers,
  5. Arbeitsplatzangebote,
  6. barrierefreie Zugänge zu den Angeboten des Rechtsträgers,
  7. Hilfestellungen für Bürger: innen in bestimmten Lebenslagen,
  8. Informationen, die im öffentlichen Interesse stehen, innerhalb des Wirkungsbereichs eines Rechtsträgers.

§ 7 Operativer Ablauf


Die Abteilung für Kommunikation unterstützt die Dienststellen der Stadt Graz bei der Umsetzung von Maßnahmen der städtischen Kommunikation mit externen Dienstleister:innen wie Werbe- und PR-Agenturen, Medien, Hochschulen etc.

Ziele, Zielgruppen, geplante Ausgaben für die Maßnahmen sowie geplante Vertragspartner:innen wie externe oder Haus Graz interne Dienstleister:innen aus dem Kommunikationsbereich für die Durchführung sind zu Beginn der Planungsphase schriftlich von der Dienststelle mit der Abteilung für Kommunikation abzustimmen. Dabei sind Urheberrechte und die damit zusammenhängenden Rechte der Stadt Graz sicherzustellen. Gender- und Diversityaspekte sowie Barrierefreiheit in der Kommunikation müssen berücksichtigt werden.

Das übergeordnete Ziel besteht darin, eine Priorisierung von Projekten bei Ressourcenkonflikten sicherzustellen. Gleichzeitig werden die Entwicklung und Umsetzung von redundanten Kommunikationsmaßnahmen oder -instrumenten und damit Kosten für die Stadt Graz und ihre Dienststellen vermieden.

Die Abteilung für Kommunikation erteilt innerhalb von drei Arbeitstagen eine Rückmeldung.

1.   Informationspflicht Kampagnen an den Stadtsenat

Eine Kampagne ist eine zeitlich befristete, zielgerichtete Aktion mittels verschiedener Kommunikationskanäle zum Transport von Botschaften in einheitlichem Erscheinungsbild und mit hohem Wiedererkennungswert. Kampagnen aller Dienststellen und Organisationseinheiten des Hauses Graz, in denen die Stadt Graz eine beherrschende Stellung innehat, sind dem Stadtsenat nachweislich im Vorhinein zur Kenntnis zu bringen (Geschäftsordnung für den Stadtsenat, Anhang A, Ziffer 51). Zu diesem Zweck hat zeitgerecht eine Meldung an die Abteilung für Kommunikation zu erfolgen, dass eine Beschlussfassung vor einer Beauftragung von Medien- und Dienstleistungsunternehmen vorgenommen werden kann. Die Meldung an den Stadtsenat findet monatlich statt und erfolgt sinngemäß der jeweils aktuellen Version „Leitfaden Kampagnen der Stadt Graz" folgend, welcher im Mitarbeiter:innenportal abrufbar ist oder für Beteiligungen des Haus Graz jederzeit bei der Abteilung für Kommunikation angefordert werden kann.

2.   Medienbuchungen

Sämtliche Medienbuchungen werden von der Abteilung für Kommunikation für die Dienststellen der Stadt Graz vorgenommen. Dadurch werden Parallel-Schaltungen in Medien mit anderen Organisationseinheiten vermieden, Transparenz der Medienleistungen ermöglicht und eine einheitliche Kostenstruktur gewährleistet.

3.   Vorlage und Freigabe von Sujets, Produktionsunterlagen etc.

Sujets, Produktionsunterlagen etc. müssen rechtzeitig vor der Übermittlung an Medien, Druckereien etc. der Abteilung für Kommunikation zur Verfügung gestellt werden. Dies wird von den Fachdienststellen digital über eine interne Service- und Meldeplattform im Mitarbeiter:innenportal der Stadt Graz sichergestellt, die Informationen zu Trägermedien, Zielgruppen etc. enthält. Informationen, Schulungen und Weiterentwicklungen zu dieser Plattform erfolgen durch die Abteilung für Kommunikation. Das Ziel besteht darin, die Überprüfung auf Meldepflichten nach MedKF-TG für alle Dienststellen effizient zu ermöglichen und gleichzeitig die Einhaltung des Corporate Design der Stadt Graz zu gewährleisten. Eine schriftliche Rückmeldung erfolgt innerhalb von drei Arbeitstagen.

4.   Projektbegleitung

Die Abteilung für Kommunikation ist bei allen öffentlichkeitswirksamen Projekten, deren Absolutbetrag 500.000 Euro übersteigt, beizuziehen. Dies dient dem Zwecke der Planung von Maßnahmen begleitender städtischer Kommunikation und zur Aufnahme kommunikativer Aspekte in die Vergabe- bzw. Leistungskriterien.


§ 8 Meldepflichten


Das MedKF-TG sieht Bekanntgabepflichten zu Medienkooperationen und -förderungen für Rechtsträger vor, die der Kontrolle des Rechnungshofes des Bundes unterliegen.

Rechtsgrundlage: MedKF-TG, idF BGBl. I Nr. 50/2023, https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20007610&FassungVom=2024-01-01

Die Abteilung für Kommunikation ist die koordinierende und meldende Stelle für die Meldepflichten nach Medienkooperations- und -förderungs-Transparenzgesetz - MedKF-TG für die Stadt Graz.

Meldepflichtige Werbemaßnahmen sind in jenem Halbjahr bekanntzugeben, in dem diese erscheinen. Kommunikation, die über die jeweilige Halbjahresmeldung hinausgeht, muss entsprechend abgegrenzt werden. Im Sinne einer strukturierten Vorgehensweise innerhalb der dezentralen Organisationsstruktur der Stadt Graz ist der Abteilung für Kommunikation bis jeweils spätestens zum Monatsende wie folgt zu melden, wenn die entsprechenden Informationen für den abgelaufenen Monat noch nicht über die interne Service- und Meldeplattform im Mitarbeiter:innenportal der Stadt Graz übermittelt wurden:

1. Meldepflichtige Mediengattungen

Nettobeträge, die für Werbemaßnahmen, Werbeaufträge und sonstige bezahlte Veröffentlichungen, aufgewendet wurden. Dies betrifft:

  • Fernsehen, Hörfunk, Print, Online (Website, App, Video, Soziales Netzwerk, Games, Text, Audio, Sonstiges)
  • Out of Horne (Plakat, Verkehrsmittel, Digitaler Screen, Bande, Flächengebende Ausstattung, Kino, Sonstiges)

2. Gesamtheitliche Rechtsträgerbetrachtung

Übersteigt die Gesamtsumme des von einem Rechtsträger für Werbeleistungen innerhalb eines Halbjahres geleisteten Entgelts den Nettobetrag von 10.000 Euro, so ist zusätzlich das jeweilige Sujet der Werbeleistung im Wege der Webschnittstelle zu veröffentlichen. Die auf die einzelnen Sujets entfallenden Entgelte pro Medium sind entsprechend bekanntzugeben. Um dies zu gewährleisten, ist es erforderlich, dass sämtliche Sujets in vorgegebenem Dateiformat der Abteilung für Kommunikation über die interne Service- und Meldeplattform im Mitarbeiter:innenportal der Stadt Graz zur Verfügung gestellt werden, da die Rechtsträger in ihrer Gesamtheit betrachtet werden.

3. Berichtspflichten bei Kampagnen ab 150.000 Euro Werbevolumen

In Zusammenarbeit mit der Abteilung für Kommunikation ist ein Bericht über die jeweilige Werbekampagne zu erstellen und auf graz.at in einem von der Abteilung für Kommunikation

4. Wirkungsanalyse bei Kampagnen ab 1.000.000 Euro Werbevolumen

Bei Kampagnen mit einem Werbevolumen ab 1.000.000 Euro ist in Zusammenarbeit mit der Abteilung für Kommunikation zusätzlich zur Veröffentlichungspflicht binnen sechs Monaten eine Wirkungsanalyse der Werbekampagne durchzuführen und deren Ergebnisse auf graz.at zehn Jahre lang ab Veröffentlichung der letzten Werbeleistung ständig und leicht auffindbar bereitzustellen.

5. Nettobeträge für den Wert der Leistungen aufgrund von Medienkooperationen

Weiters ist bei Medienkooperationen mit den Medienpartner:innen vertraglich ausdrücklich festzuhalten, ob, wann, in welcher Weise und für welchen Betrag Veröffentlichungen als mediale Gegenleistungen im Rahmen der Medienkooperation erbracht werden, um diese entsprechend in Nettobeträgen melden zu können.

6. Förderungen an Medieninhaber:innen

Förderungen an Medieninhaber:innen periodischer Medien in der Höhe des Gesamtbetrages derselben sind ebenso zu melden. Meldepflichtig ist der Betrag der Förderungszusage im jeweiligen Halbjahr.

7. Meldungen bei externer Abwicklung

Abwicklung und Koordination einer Medienkooperation durch externe Rechtsträger
(zB Agenturen, Vereine etc.) für eine Dienststelle der Stadt Graz sind ebenfalls meldepflichtig. Zum Beispiel:

  • Werbeaufträge von diesen externen Rechtsträgern für städtische Projekte, die aus städtischen Mitteln finanziert werden.
  • Externe Rechtsträger finanzieren mit städtischen Förderungen Werbeaufträge und planen, diese im Rahmen der Förderabrechnung geltend zu machen.

Falls die Abteilung für Kommunikation sämtliche in § 8 genannte Aktivitäten für die auftraggebende Dienststelle abgewickelt hat, genügt eine kurze schriftliche Mitteilung darüber. 

Die Dienststellen sind verantwortlich, dass sämtliche Informationen für Meldungen nach MedKF-TG firstgerecht und vollinhaltlich an die Abteilung für Kommunikation übermittelt werden.


§ 9 Inkrafttreten


Die Richtlinie für städtische Kommunikation vom 14. Dezember 2023 tritt mit 1. Jänner 2024 in Kraft. Gleichzeitig treten die Richtlinien für städtische Kommunikation KOM. 003013/2004/0003 vom 19. Mai 2022 außer Kraft.

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