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FAQs zum Thema e-Rechnungen

Wieso muss ich mich beim Unternehmerserviceportal (USP) registrieren?

Die Nutzung des E-Rechnung-Services des BRZ ist nur über das USP möglich.

Wie kann ich mich am USP registrieren?

  • Gehen Sie auf das USP-Portal und registrieren Sie sich. Sie finden dort auch Informationen zur USP-Registrierung
  • Auskunft gibt Ihnen das USP-Servicecenter: Tel.: +43 50 233 733

Kann ich mich auch als Privatperson beim USP registrieren?

Ja. Als Privatperson ist der Zugang nur über die Handy-Signatur möglich.

Gerne hilft Ihnen das USP-Servicecenter weiter: Tel.: +43 50 233 733

Wie kann ich eine Rechnung einbringen?

Sie können Rechnungen auf 3 Arten auf erechnung.gv.at einbringen:

  1. Händische Eingabe der Rechnung im Online-Formular
    Diese Variante bietet sich an, wenn Sie keine Möglichkeit haben, selbst e-Rechnungen zu erzeugen oder nur selten Rechnungen an die öffentliche Verwaltung legen.
    Ihr Vorteil: Erfasste Rechnungen können als Vorlage für weitere verwendet werden.

  2. Händisches Hochladen/Upload:
    Sie schicken selten Rechnungen an die Stadt Graz, haben aber ein Verrechnungssystem, das e-Rechnungen im entsprechenden Format erzeugen kann?
    Sie können die erzeugten Rechnungen direkt online hochladen.

  3. Mit dem Webservice
    Wenn Sie regelmäßig und viele Rechnungen an die öffentliche Verwaltung schicken, können Sie Ihr Verrechnungssystem direkt mittels Webservice an erechnung.gv.at anbinden.

Können andere Personen in meinem Auftrag Rechnungen übermitteln?

Steuerberater, Buchhalter oder IT-Dienstleister können in Ihrem Auftrag Ihre e-Rechnungen an uns übermitteln.

Die Auftragsreferenz funktioniert nicht.

Prüfen Sie ob die eingegebene Auftragsreferenz mit der Auftragsreferenz am Bestellschein übereinstimmt bzw. kontaktieren Sie die beauftragende Dienststelle.

Wo finde ich die Auftragsreferenz und die Lieferantennummer?

Bei Auftragserteilung mit Bestellschein:

  • auf dem Bestellschein, den Sie von der beauftragenden Dienststelle erhalten haben

Bei Auftragserteilung ohne Bestellschein:

  • in der E-Mail-Beauftragung
  • in der vertraglichen Vereinbarung
  • telefonische Auskunft der beauftragenden Dienststelle

Wie kann man Vorlagen erstellen?

Online-Formulare können nach dem Befüllen als Vorlagen gespeichert werden.

Wo werden meine Vorlagen gespeichert?

Den Speicherort Ihrer Vorlagen legen Sie selbst fest.

Welche Anhänge muss ich mitschicken?

Wie in den AGB der Stadt Graz geregelt, sind alle für die Rechnung erforderlichen Unterlagen (Lieferscheine, Leistungsaufstellungen etc.) mit zu übermitteln.

Muss ich für jede Abteilung der Stadt Graz eine Auftragsreferenz hinterlegen?

Die Auftragsreferenz ersetzt die bisherige Bestellscheinnummer, ist jeweils individuell und setzt sich aus verschiedenen Kriterien zusammen die durch „/" getrennt sind.

Auftragskürzel/Buchungskreis/Einkäufergruppe/Bestellnummer

Das genaue Vorgehen besprechen Sie bitte mit Ihrer Buchhaltung.

Wie kann man eine Stornorechnung schicken?

Stornobelege werden von erechnung.gv.at bei Verwendung von Upload, Webservice oder PEPPOL unterstützt. Die Beträge des Stornobelegs haben das gleiche Vorzeichen, wie die der ursprünglichen Rechnung.

Bei Verwendung des Rechnungsformulars sind keine Stornobelege möglich. Um eine Rechnung zu stornieren, ist daher im Rechnungsformular eine Gutschrift zu erstellen, die die zu stornierende Rechnung aufhebt.

Ein Stornobeleg muss sich auf eine zu stornierende Rechnung oder Gutschrift beziehen. Dazu sind im Stornobeleg zumindest die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung oder Gutschrift anzugeben.

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